Chữ ký điện tử trong toàn bộ vòng đời mua sắm

Nền tảng thu thập dữ liệu công ty, liên hệ, và đủ điều kiện của nhà cung cấp thông qua biểu mẫu thông minh.

Mẫu tài liệu tạo ra đơn đăng ký, thỏa thuận hợp tác, và NDA, phù hợp với loại nhà cung cấp.

Nhà cung cấp xác minh danh tính bằng mã passcode, SMS hoặc email OTP, hoặc xác minh mức độ cao hơn, sau đó ký.

Các vai trò mua hàng, pháp lý, và tài chính phê duyệt, và con dấu công ty được áp dụng tự động.

Hồ sơ và sổ cái nhà cung cấp được tạo tự động để đánh giá rủi ro và đánh giá liên tục.

Bộ phận mua sắm duy trì nhu cầu tìm nguồn và gửi thư mời hoặc tài liệu báo giá đến các ứng viên theo lô.

Nhà cung cấp xem xét và ký báo giá, hồ sơ dự thầu, hoặc bảo lãnh dự thầu theo thứ tự đã đặt.

Đối với hồ sơ dự thầu hoặc mặt hàng rủi ro cao, chữ ký số hoặc xác minh mức độ cao hơn tăng độ tin cậy của người ký.

Gửi theo lô hỗ trợ nhiều nhà cung cấp báo giá và đấu thầu trong thời gian ngắn.

Dấu thời gian, hồ sơ ký và nhật ký hỗ trợ kiểm tra đánh giá và bằng chứng tranh chấp.

Mẫu tự động điền nhà cung cấp, danh mục, số tiền, giao hàng và điều khoản thanh toán.

Luồng phê duyệt theo loại hợp đồng, số tiền hoặc người khởi tạo qua các bộ phận kinh doanh, pháp lý và tài chính.

Một phong bì ký đẩy nhiệm vụ theo thứ tự người mua, nhà cung cấp và người bảo lãnh.

Người mua đóng dấu trên PC; nhà cung cấp ký trên di động hoặc web với xác minh ý định.

Tệp đã ký được lưu trữ và ghi các trường chính trở lại hệ thống mua sắm, ERP hoặc OA.

Sau khi giao hàng, người mua, kho hoặc chủ dự án bắt đầu nghiệm thu trực tuyến.

Nhân viên tại chỗ ký bằng mã QR, di động hoặc web, tránh ký thay và mất giấy tờ.

Vấn đề về chất lượng, chậm trễ hoặc giá tạo ra biểu mẫu ngoại lệ hoặc bổ sung để ký lại.

Tệp đã ký liên kết với đơn hàng, logistics và kết quả nghiệm thu thành một chuỗi bằng chứng.

Nghiệm thu đồng bộ với mua sắm, kho và tài chính để thanh toán và đánh giá hiệu suất.

Hệ thống tạo tệp thanh toán hoặc đối chiếu từ hợp đồng, đơn hàng và quy tắc.

Tài chính, trưởng bộ phận mua sắm và nhà cung cấp xem xét và ký theo quyền hạn.

Thanh toán lớn hoặc xuyên biên giới thêm kiểm tra danh tính và các nút phê duyệt để giảm rủi ro sai sót.

Tệp cuối cùng có thể tải xuống được tạo, và trạng thái đối chiếu đồng bộ với ERP hoặc nền tảng mua sắm.

Tệp đã ký, cơ sở thanh toán và phê duyệt được lưu trữ để kiểm toán, đối chiếu và giải quyết tranh chấp.