Gestion des sceaux numériques pour documents professionnels

La gestion des sceaux numériques aide les entreprises à gérer en ligne leurs actifs de sceaux, tels que les sceaux officiels de l’entreprise, les sceaux contractuels et les sceaux financiers. Grâce au téléversement unifié, à l’autorisation des permissions, à l’invocation lors de la signature et à la conservation des enregistrements d’utilisation, les entreprises peuvent réduire la circulation hors ligne des sceaux, améliorer l’efficacité de leur utilisation et renforcer les capacités de contrôle interne.

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Qu’est-ce que Gestion des sceaux numériques ?

La gestion des sceaux numériques offre une approche unifiée pour créer, maintenir, autoriser, utiliser et auditer les sceaux électroniques d’entreprise, en remplaçant la pratique traditionnelle consistant à stocker les images de sceaux dans des emplacements dispersés et à contrôler manuellement les permissions d’utilisation des sceaux. Elle convient à des scénarios tels que l’apposition de sceaux sur des contrats, des documents d’autorisation, des documents d’approbation et l’utilisation de sceaux par lots, aidant les entreprises à clarifier la propriété des actifs de sceaux, à standardiser le périmètre d’utilisation des sceaux, à contrôler les permissions d’utilisation et à conserver des enregistrements traçables pour chaque action d’utilisation de sceau.

Traitement des images de sceaux

Le système peut prévisualiser les sceaux téléversés et effectuer une optimisation d’image de base, notamment l’ajustement de l’orientation, le contrôle de la taille et le traitement de l’arrière-plan, aidant ainsi les entreprises à réduire les révisions répétées dues à des images non conformes. Les sceaux peuvent être configurés pour s’afficher à des tailles correspondant aux besoins métier réels, afin d’assurer une cohérence entre différents scénarios tels que les contrats, les certificats et les documents financiers.

预览印章显示效果
调整方向与尺寸
优化背景与清晰度

Contrôle des permissions et de l’utilisation des sceaux

Les entreprises peuvent définir des permissions d’utilisation pour différents sceaux et contrôler quels membres ou rôles peuvent invoquer des sceaux spécifiques. Pour les sceaux importants, les contrôles peuvent être combinés avec une vérification d’identité et des workflows d’approbation afin de réduire le risque d’utilisation non autorisée des sceaux. Tous les enregistrements d’utilisation peuvent être conservés à des fins d’audit interne et de suivi des responsabilités.

Autorisation par rôleLimiter le périmètre d’utilisation des sceaux

Enregistrements d’utilisation des sceauxSuivre le personnel et les documents

Invocation rapide dans les scénarios de signature

Les sceaux autorisés peuvent être invoqués directement dans le processus de signature, évitant les téléversements répétés et les transmissions manuelles. En combinaison avec l’envoi par lots ou des workflows d’approbation, les entreprises peuvent apposer des sceaux sur plusieurs documents selon des règles standardisées, améliorant ainsi l’efficacité du traitement des contrats, des documents financiers et des documents administratifs.

签署中直接调用印章
适配批量文件用印
提升远程签约效率

Gérer de manière centralisée les actifs de sceaux

Maintenez tous les types de sceaux électroniques d’entreprise en un seul endroit, en réduisant le stockage dispersé et les téléversements répétés.

Renforcer le contrôle des permissions d’utilisation des sceaux

Configurez les permissions d’utilisation par rôle, membre et workflow afin de réduire le risque d’utilisation inappropriée des sceaux.

Améliorer l’efficacité de l’utilisation des sceaux

Invoquez rapidement les sceaux pendant le processus de signature, avec prise en charge des scénarios métier par lots et à distance.

Conserver des enregistrements d’audit complets

Enregistrez les utilisateurs des sceaux, l’heure et les informations des documents afin de répondre aux exigences de contrôle interne et d’audit.

Contrôle de l’utilisation des sceaux pour les groupes et les filiales

Point de friction

Dans les groupes d’entreprises, les sceaux sont répartis entre le siège et les filiales, ce qui rend difficile l’unification de l’approbation hors ligne des sceaux et de la gestion des registres, avec des risques d’utilisation non autorisée et d’enregistrements manquants.

Solution

Téléversez de manière centralisée les sceaux de l’entreprise et autorisez-les par membre, rôle et scénario. Pendant la signature, les sceaux sont invoqués en ligne, et le système enregistre automatiquement l’utilisateur du sceau, le document, l’heure et la piste des opérations.

集中管控用印追踪用印责任

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Stockage et gestion sécurisés des documents
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Qu’est-ce que la gestion des sceaux numériques ?

La gestion des sceaux numériques consiste à téléverser, stocker, autoriser et utiliser les sceaux d’entreprise en ligne, afin que les actions d’apposition de sceaux puissent être effectuées dans des documents électroniques de manière sécurisée, contrôlée et traçable.

Quels formats d’image sont pris en charge pour les sceaux numériques ?

Puis-je contrôler qui peut utiliser un sceau particulier ?

Comment la gestion des sceaux numériques réduit-elle les risques liés à l’utilisation des sceaux ?

Découvrez comment cette fonctionnalité s’adapte à votre contexte métier

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Qu’est-ce que Gestion des sceaux numériques ?

Un processus d’utilisation des sceaux numériques plus maîtrisable

Traitement des images de sceaux

Contrôle des permissions et de l’utilisation des sceaux

Invocation rapide dans les scénarios de signature

Valeur de la fonctionnalité

Gérer de manière centralisée les actifs de sceaux

Renforcer le contrôle des permissions d’utilisation des sceaux

Améliorer l’efficacité de l’utilisation des sceaux

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Scénarios métier typiques

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