Board and management signing corporate governance documents electronically

Gestion interne

Signatures électroniques pour la gouvernance d'entreprise et les documents internes

Passez des résolutions du conseil, des autorisations des actionnaires, des approbations internes et des annonces de politiques de la circulation papier à une signature en ligne traçable et prouvée avec eSign.AI.

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Scénarios

Quatre scénarios de signature pour la gestion interne

Chaque scénario montre les documents concernés et le processus de signature qu'une équipe de gouvernance ou d'administration réalise sur eSign.AI.

Résolutions du conseil

Documents

Résolution du conseilAvis de réunionOrdre du jourProcès-verbalConfirmation écrite du directeurDocument de vote

Processus

1
Le secrétaire du conseil ou le juriste rédige la résolution ou la génère à partir d'un modèle standard.
2
Le fichier passe par une approbation interne pour confirmer le contenu et la portée de la signature, puis commence la signature.
3
Les directeurs reçoivent des tâches par email ou SMS et confirment en ligne dans l'ordre défini.
4
Pour les questions importantes, un code d'accès ou un OTP SMS ajoute une vérification ; les fichiers signés et les preuves sont archivés pour audit et dépôt.

Autorisations des actionnaires

Documents

ProcurationDécision écrite des actionnairesRésolution des actionnairesTransfert d'actionsModification de capitalAmendement des statuts

Processus

1
Les fichiers d'autorisation ou de résolution définissent les parties signataires, les parts détenues, les questions de vote et la portée.
2
Les modèles préconfigurent la signature, le tampon et les champs clés pour réduire la mise en page manuelle et les omissions.
3
Les actionnaires ou leurs représentants signent en ligne ; l'entreprise examine et tamponne avec autorisation.
4
Les questions transfrontalières ou à haut risque ajoutent une vérification ; les fichiers signés restent accessibles pour l'enregistrement, les opérations bancaires et les investissements.

Approbations internes

Documents

Approbation de tamponApprobation de paiementApprobation de contratApprobation d'autorisationLancement de projetDemande interne

Processus

1
Les approbations sont soumises en ligne via le système OA ou les contrôles d'approbation et acheminées aux responsables concernés.
2
Après approbation, la signature formelle commence et les responsables signent ou apposent le tampon de l'entreprise.
3
Les fichiers sensibles définissent des permissions de visualisation et de téléchargement, visibles uniquement par les personnes autorisées.
4
Les enregistrements d'approbation, les fichiers signés et les résultats de tamponnage sont archivés comme une piste interne complète.

Annonces de politique

Documents

Annonce de politiqueMesures de gestionAvis de conformitéEngagement d'intégritéEngagement de sécurité de l'informationConfirmation des employés

Processus

1
L'administrateur, les RH ou la conformité téléchargent l'annonce ou génèrent une confirmation à partir d'un modèle.
2
Après approbation interne, les fichiers sont signés avec chiffrement pour garantir leur inviolabilité.
3
Les fichiers complétés restent sécurisés et conformes, rendant les annonces officielles.
4
Les responsables téléchargent le fichier signé et le publient en interne selon les besoins.

Pourquoi eSign.AI

Conçu pour la gouvernance et la signature interne

Modèles internes unifiés

Les résolutions du conseil, autorisations des actionnaires, approbations et annonces utilisent des modèles gérés, réduisant les écarts de format, les champs manquants et les versions obsolètes.

Signature à distance, efficacité accrue

Les directeurs, actionnaires et responsables signent, autorisent ou confirment via le web, mobile ou notification par email/SMS — sans circulation ni envoi postal.

Vérifications d'identité multiples

Code d'accès, OTP par SMS, iAM Smart et certificats locaux s'adaptent à chaque fichier ; les signatures importantes et transfrontalières peuvent ajouter une vérification renforcée.

Piste complète pour audit et preuves

L'original, les enregistrements de signature, les preuves et la piste d'approbation sont sauvegardés automatiquement, soutenant l'audit, l'archivage, les opérations bancaires et la gestion des litiges.

Intégration système flexible

Connecte les systèmes OA, juridiques et d'archivage pour une rédaction, approbation, signature, annonce et archivage de bout en bout.

Clients

Plébiscité par les équipes de gouvernance et d'opérations

InfiniCapital

InfiniCapital, une société de gestion d'investissements et de capitaux, signe des résolutions du conseil, des autorisations des actionnaires et des approbations internes sur eSign.AI avec une piste d'audit complète.

Winner Medical

eSign.AI standardise la signature des contrats dans les opérations de fabrication et d'approvisionnement de Winner Medical, avec des modèles réutilisables et des enregistrements complets des signatures. Lire l'étude de cas →

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Processus

Annonces de politique

Documents

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Conçu pour la gouvernance et la signature interne

Modèles internes unifiés

Signature à distance, efficacité accrue

Vérifications d'identité multiples

Piste complète pour audit et preuves

Intégration système flexible

Plébiscité par les équipes de gouvernance et d'opérations

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