Пакетное подписание

Перед использованием функций, описанных в данном руководстве пользователя, необходимо ознакомиться с областью применения функции пакетного подписания:

• Пакетное подписание подходит для ситуаций, когда требуется одновременно обработать несколько ожидающих подписания конвертов, например, документы при массовом приеме на работу, договоры закупки, регулярные контракты и т.д.
• Данная функция доступна в веб-версии.
• Вход в функцию пакетного подписания доступен в разделах «Ожидает подписания» и «Входящие».
• Для перехода к процессу пакетного подписания необходимо выбрать как минимум 2 конверта; если выбран только 1 конверт, система перейдет к стандартному процессу подписания одного конверта.
• При пакетном подписании выбирается единый вариант подписи или печати, который применяется ко всем конвертам, доступным для пакетного подписания в данной операции.

Используя пакетное подписание eSign.AI, вы можете выбрать несколько конвертов одновременно в списке ожидающих подписания или во входящих. Система сначала определит, какие конверты можно подписать пакетно, а какие требуют индивидуальной обработки. Для конвертов, доступных для пакетного подписания, вы можете единообразно указать места для подписания, выбрать подпись или печать, а также просмотреть результаты пакетного подписания в центре задач.

Инициация пакетного подписания

1. Перейдите в раздел «Ожидает подписания» или «Входящие».

2. Отметьте галочкой конверты, которые нужно подписать пакетно.

   Примечание:

   • Необходимо выбрать как минимум 2 конверта, чтобы перейти к процессу пакетного подписания.
   • Если выбран только 1 конверт, после нажатия кнопки «Пакетное подписание» будет запущен стандартный процесс подписания этого конверта.

3. Нажмите кнопку «Пакетное подписание».

   Система откроет страницу подтверждения пакетного подписания и отобразит результаты обработки выбранных конвертов.

   

Проверка конвертов, доступных для пакетного подписания

1. На странице подтверждения «Пакетное подписание» просмотрите классификацию конвертов.

   Обычно на странице отображаются следующие вкладки:

   • Доступны для пакетного подписания: конверты, которые можно подписать пакетно.
   • Недоступны для пакетного подписания: конверты, которые нельзя обработать пакетно.

   

2. На вкладке «Доступны для пакетного подписания» просмотрите конверты, готовые к подписанию.

   Вы можете просмотреть тему конверта, инициатора, участника подписания и статус мест для подписания.

3. На вкладке «Недоступны для пакетного подписания» просмотрите список недоступных конвертов и причины.

   Подсказка:

   • Конверты, недоступные для пакетного подписания, не повлияют на продолжение обработки конвертов, готовых к подписанию.
   • Для конвертов, недоступных для пакетного подписания, вы можете вернуться в список и обработать их по одному в стандартном порядке.

4. Если ни один из конвертов не подходит для пакетного подписания, на странице отобразится только список недоступных конвертов, а кнопка «Далее» будет неактивна.

Указание мест для подписания

1. Если среди конвертов, готовых к подписанию, есть те, для которых не указаны места для подписания, система предложит сначала указать эти места.

   

2. Нажмите кнопку «Далее».

3. На странице указания мест для подписания перетащите элементы управления справа в целевые позиции в файле.

   Доступны следующие элементы:

   • Поле для подписи
   • Поле для печати
   • Зона сквозной печати

   

4. После подтверждения правильности расположения нажмите кнопку «Подтвердить».

   Система перейдет на страницу выбора подписи или печати.

   Примечание:

   • При указании мест для подписания система в качестве файла-образца использует файл с наименьшим количеством страниц среди тех конвертов, для которых требуется указать места.
   • Указанные вами места будут применены ко всем конвертам в данной операции, требующим указания позиций.
   • Если макеты документов или размеры страниц в разных конвертах отличаются, конечное расположение может незначительно смещаться. Пожалуйста, проверьте соответствие расположения ожидаемому перед отправкой.

5. Чтобы вернуться на страницу подтверждения, нажмите кнопку «Предыдущий шаг».

   До нажатия кнопки «Подтвердить» возврат приведет к тому, что перетащенные позиции не будут сохранены.

Выбор подписи или печати

1. Перейдите на страницу «Выбор подписи/печати».

2. В соответствии с отображаемыми на странице вкладками выберите подпись или печать, используемые для текущей пакетной подписи.

   На странице могут отображаться:

   • Подпись: выберите подпись.
   • Печать: выберите печать.

   Подсказка:

   • На странице будут отображаться соответствующие вкладки в зависимости от требований текущей подписи.
   • Если для текущей подписи требуется только подпись, достаточно выполнить выбор подписи.
   • Если для текущей подписи требуются и подпись, и печать, необходимо выполнить выбор каждого элемента отдельно перед отправкой.

   

3. Если доступных подписей нет, создайте новую подпись в соответствии с инструкциями на странице; после создания вернитесь на исходную страницу и обновите её, чтобы увидеть созданную подпись.

4. Если доступных печатей нет, обратитесь к администратору для настройки печати; администратор может обработать это на странице управления печатями. После создания вернитесь на исходную страницу и обновите её, чтобы увидеть созданную печать.

5. Убедившись в правильности выбора, нажмите кнопку «Отправить на подпись».

   После отправки система создаст задачу пакетной подписи и перейдет в центр задач.

Просмотр результатов пакетной подписи

1. После отправки пакетной подписи перейдите в центр задач для просмотра задачи.

   

2. В списке задач найдите задачу «Пакетная подпись».

   Имя задачи обычно формируется по времени отправки, например: Пакетная подпись – YYYY/MM/DD HH:mm.

3. Просмотрите статус задачи.

   Статусы задачи включают:

   • В обработке: задача выполняется.
   • Успешно: задача выполнена.
   • Ошибка: обработка задачи завершилась ошибкой.

   Примечание:

   • Здесь отображается статус выполнения самой задачи пакетной подписи, а не факт успешной или неуспешной подписи каждого конверта.
   • Детальные результаты обработки каждого конверта см. в разделе «Детали задачи».

4. Когда появится возможность просмотра деталей, нажмите кнопку «Детали».

5. В деталях задачи просмотрите результаты обработки каждого конверта.

   Результаты подзадач включают:

   • Completed: подпись данного конверта выполнена успешно.
   • Pending: данный конверт все еще обрабатывается.
   • Failed: подпись данного конверта не выполнена.

   

6. Для конвертов, подпись которых не удалась, нажмите кнопку «Подписать», чтобы перейти к стандартному процессу подписания отдельного документа и продолжить обработку.

   Подсказка:

   • Конверты, успешно подписанные в рамках пакетной подписи, не будут отменены из-за неудач других конвертов.
   • Если задача выполнена частично с ошибками, необходимо обработать только те конверты, которые завершены с ошибкой.

Правила блокировки

Массовое подписание не поддерживается в следующих случаях. Заблокированные конверты будут отображаться на вкладке 【Невозможно массовое подписание】 или при отправке система предложит вам обработать их как одиночные конверты.

1. Для конверта установлен пароль просмотра или пароль подписи.

2. Конверт содержит поля, которые необходимо заполнять или выбирать по одному.

   Например, текстовые поля, переключатели, флажки и т. д. Конверты, содержащие только обязательные области для подписи, печати, сквозной печати и даты подписания, могут продолжать участвовать в массовом подписании.

3. Конверт содержит требования соответствия FDA 21 CFR Part 11.

4. Конверт содержит цифровую подпись, корпоративную печать или необязательные области для подписи.

   Для вышеуказанных сценариев требуется более точное подтверждение подписи или обработка в соответствии с нормативными требованиями. Используйте стандартный процесс индивидуального подписания.

5. Конверт содержит необязательные поля.

6. Конверт требует от подписанта загрузить вложения.

7. Массовое подписание временно не поддерживается в мобильных версиях H5 и Lark.

8. Массовое подписание запрещено, если используется рамка eSign.AI или выбранный знак подписи выходит за пределы диапазона подписи, указанного инициатором.