ลงนามแบบกลุ่ม

ก่อนใช้งานฟีเจอร์ในคู่มือผู้ใช้ฉบับนี้ จำเป็นต้องทำความเข้าใจขอบเขตการใช้งานของฟีเจอร์การลงนามแบบกลุ่มก่อน:

• การลงนามแบบกลุ่มเหมาะสำหรับสถานการณ์ที่ต้องจัดการซองเอกสารที่รอการลงนามหลายฉบับพร้อมกัน เช่น เอกสารรับพนักงานจำนวนมาก สัญญาจัดซื้อจำนวนมาก หรือสัญญาประจำวันต่างๆ
• ฟีเจอร์นี้รองรับการใช้งานบนเว็บ (Web)
• ช่องทางเข้าสู่การลงนามแบบกลุ่มสามารถใช้งานได้ทั้งในหน้า【รอการลงนาม】และ【กล่องข้อความเข้า】
• ต้องเลือกซองอย่างน้อย 2 ซองต่อครั้งจึงจะเข้าสู่กระบวนการลงนามแบบกลุ่มได้ หากเลือกเพียง 1 ซอง ระบบจะเข้าสู่กระบวนการลงนามปกติสำหรับซองเดียว
• การลงนามแบบกลุ่มจะเลือกลายเซ็นหรือตราประทับแบบเดียวกัน และนำไปใช้กับซองทั้งหมดที่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้ในครั้งนั้น

เมื่อใช้งานการลงนามแบบกลุ่มผ่าน eSign.AI คุณสามารถเลือกซองเอกสารได้หลายฉบับพร้อมกันในรายการรอการลงนามหรือกล่องข้อความเข้า ระบบจะทำการคัดแยกซองที่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้และซองที่ต้องดำเนินการแยกต่างหาก สำหรับซองที่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้ คุณสามารถระบุตำแหน่งการลงนาม เลือกลายเซ็นหรือตราประทับแบบรวม และตรวจสอบผลการลงนามแบบกลุ่มได้ที่ศูนย์งาน

เริ่มการลงนามแบบกลุ่ม

1. เข้าไปที่【รอการลงนาม】หรือ【กล่องข้อความเข้า】。

2. ติ๊กเลือกซองที่ต้องการลงนามแบบกลุ่ม。

   หมายเหตุ:

   • ต้องเลือกซองอย่างน้อย 2 ซองจึงจะเข้าสู่กระบวนการลงนามแบบกลุ่มได้
   • หากเลือกเพียง 1 ซอง หลังจากคลิก【ลงนามแบบกลุ่ม】ระบบจะเข้าสู่กระบวนการลงนามปกติสำหรับซองนั้น

3. คลิก【ลงนามแบบกลุ่ม】。

   ระบบจะเปิดหน้ายืนยันการลงนามแบบกลุ่ม และแสดงผลลัพธ์การจัดการของซองที่เลือกในครั้งนี้

   

ยืนยันซองที่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้

1. ตรวจสอบการจัดประเภทซองเอกสารในหน้ายืนยัน【ลงนามแบบกลุ่ม】。

   โดยทั่วไปหน้าจอนี้จะแสดงแท็บต่อไปนี้:

   • สามารถลงนามแบบกลุ่มได้: ซองเอกสารที่ยังสามารถดำเนินการลงนามแบบกลุ่มต่อไปได้
   • ไม่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้: ซองเอกสารที่ไม่สามารถดำเนินการผ่านโหมดลงนามแบบกลุ่มได้

   

2. ในแท็บ【สามารถลงนามแบบกลุ่มได้】ให้ตรวจสอบซองเอกสารที่สามารถลงนามได้

   คุณสามารถดูหัวข้อซอง ผู้เริ่มสร้าง สถานะคู่ลงนาม และสถานะตำแหน่งการลงนามได้

3. ในแท็บ【ไม่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้】ให้ตรวจสอบซองเอกสารที่ไม่สามารถลงนามได้และสาเหตุ

   คำแนะนำ:

   • ซองเอกสารที่ไม่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้จะไม่ส่งผลกระทบต่อซองเอกสารอื่นที่สามารถลงนามได้ในการดำเนินการครั้งนี้
   • สำหรับซองเอกสารที่ไม่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้ คุณสามารถกลับไปยังรายการแล้วดำเนินการทีละซองตามวิธีการลงนามปกติได้

4. หากซองเอกสารทั้งหมดไม่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้ ระบบจะแสดงเฉพาะรายการซองที่ไม่สามารถลงนามได้ และปุ่ม【ถัดไป】จะไม่สามารถกดได้

กำหนดตำแหน่งการลงนาม

1. หากมีซองเอกสารที่สามารถลงนามได้แต่ยังไม่ได้กำหนดตำแหน่งการลงนาม ระบบจะแจ้งเตือนว่าจำเป็นต้องกำหนดตำแหน่งการลงนามก่อน

   

2. คลิก【ถัดไป】。

3. ในหน้ากำหนดตำแหน่งการลงนาม ให้ลากองค์ประกอบควบคุมจากด้านขวาไปยังตำแหน่งเป้าหมายในไฟล์

   องค์ประกอบควบคุมที่ใช้ได้ ได้แก่:

   • พื้นที่ใส่ลายเซ็น
   • พื้นที่ใส่ตราประทับ
   • พื้นที่ใส่ตราประทับข้ามหน้ากระดาษ

   

4. เมื่อตรวจสอบตำแหน่งถูกต้องแล้ว ให้คลิก【ยืนยัน】。

   ระบบจะเข้าสู่หน้าเลือกลายเซ็นหรือตราประทับ

   หมายเหตุ:

   • ในการกำหนดตำแหน่งการลงนาม ระบบจะใช้ไฟล์ที่มีจำนวนหน้าน้อยที่สุดในหมู่ซองเอกสารที่ต้องกำหนดตำแหน่ง เป็นไฟล์อ้างอิง
   • ตำแหน่งที่คุณกำหนดจะถูกนำไปใช้กับซองเอกสารทั้งหมดที่ต้องกำหนดตำแหน่งในการดำเนินการครั้งนี้
   • หากรูปแบบไฟล์หรือขนาดหน้ากระดาษของซองแต่ละฉบับไม่ตรงกัน ตำแหน่งสุดท้ายอาจมีการเลื่อนไหลเล็กน้อย โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งตรงกับความต้องการก่อนส่งข้อมูล

5. หากต้องการกลับไปยังหน้ายืนยัน ให้คลิก【ขั้นตอนก่อนหน้า】。

   หากย้อนกลับก่อนคลิก【ยืนยัน】 ตำแหน่งที่ลากวางไว้จะไม่ถูกบันทึก。

เลือกลายเซ็นหรือตราประทับ

1. เข้าไปที่หน้า【เลือกลายเซ็น/ตราประทับ】。

2. เลือกลายเซ็นหรือตราประทับที่จะใช้สำหรับการลงนามแบบกลุ่มในครั้งนี้ ตามแท็บที่แสดงบนหน้า。

   หน้าอาจแสดง：

   • ลายเซ็น：เลือกลายเซ็น。
   • ตราประทับ：เลือกลตราประทับ。

   คำแนะนำ：

   • หน้าเว็บจะแสดงแท็บที่เกี่ยวข้องตามความต้องการในการลงนามในครั้งนี้。
   • หากในครั้งนี้ต้องการเพียงลายเซ็น ให้ดำเนินการเลือกลายเซ็นเท่านั้น。
   • หากในครั้งนี้ต้องการทั้งลายเซ็นและตราประทับ จะต้องดำเนินการเลือกให้ครบถ้วนทั้งสองรายการก่อนจึงจะสามารถส่งข้อมูลได้。

   

3. หากไม่มีลายเซ็นที่ใช้ได้ สามารถสร้างลายเซ็นใหม่ได้ตามคำแนะนำบนหน้า；หลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่หน้าเดิมและรีเฟรช จะสามารถเห็นลายเซ็นที่สร้างใหม่ได้。

4. หากไม่มีตราประทับที่ใช้ได้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อตั้งค่าตราประทับ；ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าจัดการได้ที่หน้าจัดการตราประทับ หลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่หน้าเดิมและรีเฟรช จะสามารถเห็นตราประทับที่สร้างใหม่ได้。

5. หลังจากยืนยันว่าการเลือกถูกต้องแล้ว ให้คลิก【ส่งการลงนาม】。

   หลังจากส่ง ระบบจะสร้างงานลงนามแบบกลุ่ม และเปลี่ยนเส้นทางไปยังศูนย์งาน。

ดูผลลัพธ์การลงนามแบบกลุ่ม

1. หลังจากส่งการลงนามแบบกลุ่ม ให้เข้าศูนย์งานเพื่อดูงาน。

   

2. ในรายการงาน ให้ค้นหาหางาน【ลงนามแบบกลุ่ม】。

   ชื่องานมักจะสร้างขึ้นตามเวลาที่ยื่น เช่น：ลงนามแบบกลุ่ม – YYYY/MM/DD HH:mm。

3. ดูสถานะของงาน。

   สถานะงานประกอบด้วย：

   • กำลังดำเนินการ：กำลังประมวลผลงาน。
   • สำเร็จ：งานเสร็จสิ้นการประมวลผล。
   • ล้มเหลว：งานประมวลผลล้มเหลว。

   หมายเหตุ：

   • สิ่งนี้แสดงสถานะการประมวลผลของตัวงานลงนามแบบกลุ่มเอง ไม่ได้หมายความว่าซองเอกสารแต่ละฉบับจะลงนามสำเร็จหรือล้มเหลว。
   • สำหรับผลการประมวลผลโดยละเอียดของแต่ละซองเอกสาร กรุณาเข้าไปตรวจสอบในรายละเอียดงาน。

4. เมื่อพร้อมดูรายละเอียดงาน ให้คลิก【รายละเอียด】。

5. ในหน้ารายละเอียดงาน ให้ตรวจสอบผลการประมวลผลของแต่ละซองเอกสาร。

   ผลลัพธ์ของงานย่อยมีดังนี้：

   • Completed：ซองเอกสารนี้ลงนามสำเร็จ。
   • Pending：ซองเอกสารนี้ยังคงกำลังดำเนินการ。
   • Failed：ซองเอกสารนี้ลงนามล้มเหลว。

   

6. สำหรับซองเอกสารที่ลงนามล้มเหลว สามารถคลิก【ลงนาม】เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนการลงนามซองเดี่ยวทั่วไปและดำเนินการต่อได้。

   คำแนะนำ：

   • ซองเอกสารที่ลงนามสำเร็จไปแล้วในกระบวนการลงนามแบบกลุ่มจะไม่ถูกยกเลิกหรือย้อนกลับเนื่องจากซองอื่นล้มเหลว。
   • หากงานล้มเหลวบางส่วน ให้ดำเนินการจัดการเฉพาะซองเอกสารที่ล้มเหลวเท่านั้น。

กฎการบล็อก

ไม่รองรับการลงนามแบบกลุ่มในกรณีดังต่อไปนี้ ซองที่ถูกบล็อกจะแสดงในแท็บ【ไม่สามารถลงนามแบบกลุ่มได้】 หรือระบบจะแจ้งเตือนให้คุณเปลี่ยนเป็นการลงนามทีละซองเมื่อทำการส่ง

1. ซองมีการตั้งค่ารหัสผ่านสำหรับการดูหรือรหัสผ่านสำหรับการลงนาม

2. ซองมีองค์ประกอบที่ต้องกรอกหรือเลือกทีละรายการ

   เช่น ช่องกรอกข้อความ ตัวเลือกเดียว ตัวเลือกหลายข้อ เป็นต้น หากซองมีเพียงพื้นที่สำหรับลายเซ็นที่จำเป็น พื้นที่สำหรับตราประทับ พื้นที่สำหรับตราประทับข้ามหน้า และวันที่ลงนาม สามารถเข้าร่วมการลงนามแบบกลุ่มต่อไปได้

3. ซองมีข้อกำหนดความสอดคล้องตาม FDA 21 CFR Part 11

4. ซองมีลายเซ็นดิจิทัล ตราประทับบริษัท หรือพื้นที่ลงนามที่ไม่บังคับ

   สถานการณ์ข้างต้นต้องการการยืนยันการลงนามหรือการจัดการด้านความสอดคล้องที่ละเอียดกว่า โปรดใช้กระบวนการลงนามทีละซองปกติ

5. ซองมีองค์ประกอบที่ไม่บังคับ

6. ซองกำหนดให้ผู้ลงนามอัปโหลดไฟล์แนบ

7. แอปพลิเคชันมือถือ H5 และเวอร์ชัน Lark ยังไม่รองรับการลงนามแบบกลุ่ม

8. ไม่อนุญาตให้ลงนามแบบกลุ่มหากใช้กรอบ eSign.AI หรือลายเซ็นที่เลือกอยู่นอกขอบเขตการลงนามที่กำหนดโดยผู้เริ่มต้น