คู่มือโซลูชัน

สัญญาจ้างงานอิเล็กทรอนิกส์: ข้อเสนอเพื่อบันทึกหลักฐาน

วิธีการดิจิตาลไลฟ์ไซค์ของสัญญาจ้างงานทั้งหมด: จดหมายเสนองาน ข้อตกลง นโยบาย และการรักษาหลักฐานทางกฎหมาย

ทีมโซลูชัน eSign.AIอ่าน 7 นาที

ไลซีค์สัญญาจ้างงานได้เปลี่ยนไปเป็นรูปแบบดิจิตาลแล้ว

สัญญาจ้างงานเป็นหนึ่งในกรณีที่ใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกมากที่สุด ไลซีค์ชีวิตของพนักงานโดยทั่วไปจะก่อให้เกิดเหตุการณ์ลายมือชื่อ 5-15 ครั้ง:จดหมายเชิญเข้าร่วมงาน, สัญญาจ้างงาน, การยอมรับนโยบาย, ข้อตกลงเงื่อนไขลับเลิก, การลงทะเบียนสวัสดิการ, การประเมินประสิทธิภาพ, และเอกสารออกจากบริษัท. แต่ละเอกสารมีระดับความเสี่ยงและความต้องการหลักฐานที่ต่างกัน

เอกสารจากความเสี่ยงและระดับลายมือชื่อ

	ระดับที่แนะนำ
จดหมายเชิญเข้าร่วมงาน	SES —การยืนยันอีเมลเพียงพอ
สัญญาจ้างงาน	AES —แนะนำ eKYC หรือการยืนยันตัวตน
ข้อตกลงเงื่อนไขลับเลิก / ความลับ	AES —การยืนยันตัวตนมาตรฐาน
การยอมรับนโยบาย	SES —ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกเรียบง่าย
การลงทะเบียนสวัสดิการ	SES หรือ AES —ขึ้นอยู่กับอำนาจการ
การยุติ/ออกจากบริษัท	AES หรือ QES —ความเสี่ยงข้อพิพาทสูง
ข้อตกลงไม่ต้องแข่งขัน	QES ในอำนาจการที่ต้องการ (ตัวอย่าง: จีน)

5 ขั้นตอนของไลซีค์สัญญาจ้างงานดิจิตาล

แต่ละขั้นตอนมีความต้องการลายมือชื่อและหลักฐานที่เฉพาะ

ส่งจดหมายเชิญเข้าร่วมงานผ่านลายมือชื่ออิเล็กทรอนิก ใช้ SES สำหรับความเร็ว —ผู้สมัครยังไม่ได้เป็นพนักงาน ตามระยะเวลาที่ต้องยอมรับ โปรโมทสัญญาจ้างงานอัตโนมัติเมื่อยอมรับเชิญเข้าร่วมงาน

การลงนามของพนักงานใหม่: สัญญาว่าจ้าง, ข้อตกลงเงื่อนไขการรักษาความเป็นส 私, การโอนลิขสิทธิ์, การยอมรับนโยบาย, ฟอร์มสำหรับสวัสดิการ. ใช้การส่งแบบหลายฉบับเพื่อส่งเอกสารทั้งหมดในหนึ่งบัตร. ใช้ eKYC สำหรับการยืนยันตัวตนสำหรับสัญญาว่าจ้าง.

การปรับปรุงนโยบายปีเดียว, การยอมรับการประเมินประสิทธิภาพ, จดหมายเล่านำ, ข้อตกลงการเลื่อนตำแหน่ง. ใช้ SES สำหรับส่วนใหญ่. ใช้ AES เมื่อการแก้ไขเป็นสำคัญต่อเงื่อนไขการว่าจ้าง.

การแจ้งเตือนการปิดงาน, การสัมภาษณ์การออกจากงาน, การยอมรับการไม่แข่งขัน, การยืนยันการคืนสินทรัพย์. ใช้ AES หรือ QES — เอกสารการออกจากงานมีความเป็นไปได้ที่จะมีข้อพิพาทสูง. รักษาบันทึกการตรวจสอบที่เต็มทุกขั้นตอน.

รักษาเอกสารการลงนามทั้งหมดตามข้อบังคับทางกฎหมาย (โดยทั่วไป 2-7 ปีหลังจากการปิดงาน). จัดเก็บด้วยหลักฐานที่มี LTV สามารถใช้งานได้. สามารถเข้าถึงได้สำหรับการตรวจสอบและการค้นหาทางกฎหมาย.

การลงนามสัญญาว่าจ้างทางดินแดนต่างๆ

ประเทศจีน

ภายใต้กฎหมายสัญญาแรงงานและกฎหมายการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ สัญญาว่าจ้างที่ลงนามอิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้ลายลักษณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีการรับรองจาก CA สำหรับความบังคับใช้. ลายลักษณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่เรียบง่ายสามารถใช้เป็นหลักฐานและมีน้ำหนักต่ำกว่าในข้อพิพาทแรงงาน.

ประเทศเวียดนาม

ประกาศ 337/2025 กำหนดให้สัญญาแรงงานอิเล็กทรอนิกส์ใช้ลายลักษณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณภาพผ่านแผนกายละเอียด NELCP หรือลายลักษณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีการรับรองจาก CA. ผู้ว่าจ้างต้องปรับปรุงข้อมูลสัญญาใน NELCP ภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากการลงนาม.

สิงคโปร์

ETA รับรองสัญญาแรงงานอิเล็กทรอนิกส์. MOM ยอมรับเอกสารการลงนามอิเล็กทรอนิกส์. AES แนะนำสำหรับสัญญาแรงงานหลัก; SES พอดีสำหรับการยอมรับนโยบาย.

รัฐบาลสมาชิกสหภาพยุโรป

สัญญาแรงงานทั่วไปต้องมีรูปแบบของข้อความตามกฎหมายแรงงานของประเทศ. eIDAS QES สนองความต้องการของรูปแบบของข้อความ. สมาชิกของรัฐบาลสมาชิกบางประเทศต้องมีความต้องการภาษาเพิ่มเติมหรือความต้องการพยานสำหรับเอกสารการว่าจ้างบางชิ้น.

Platform setup

กำหนดแม่แบบเอกสาร HR ด้วยฟิลด์ที่สามารถผสมกันได้
กำหนดระดับลายลักษณ์อิเล็กทรอนิกส์ตามดินแดน
รวมเครื่องมือกับ HRIS (Workday, BambooHR และคลาสอื่น ๆ)
กำหนดการยืนยันตัวตนตามประเภทเอกสาร
Set up bulk send for onboarding batches
Enable webhook notifications for HRIS sync

Evidence and retention

Store signed contracts in tamper-evident format
Enable LTV for all employment signatures
Set retention periods per jurisdiction (2-7+ years)
Configure access controls for HR, legal, and management
Enable audit log for all document access
Test retrieval and export for compliance audits

How eSign.AI supports HR signing workflows

eSign.AI provides HR-specific features for employment contract signing at scale.

HRIS integration

eSign.AI integrates with Workday, BambooHR, and SAP SuccessFactors. Employment contract data flows from HRIS to eSign.AI automatically; signed status flows back. HR teams do not need to manually create envelopes or update HRIS records.

Bulk onboarding

For monthly onboarding batches, HR uploads a CSV of new hires. eSign.AI generates offer letters and employment agreements for each hire, applies the correct signature tier per jurisdiction, and tracks completion across the batch.

Frequently asked questions

Yes, in most jurisdictions. The ETA (Singapore), ECA (Malaysia), ITE Law (Indonesia), and similar laws across APAC recognise e-signed employment contracts. However, the required signature tier varies: China requires CA-backed signatures, Vietnam requires NELCP-compliant signatures, and some EU member states require QES for written-form employment contracts.

ทีมกำลังหารือแนวทาง eSignature ที่เหมาะกับธุรกิจ

สำรวจแนวทาง eSignature ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

พูดคุยกับทีมของเราเกี่ยวกับข้อกำหนด eSignature ประเด็นด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเวิร์กโฟลว์เอกสารในตลาดเป้าหมายของคุณ

ติดต่อเรา

อ่านต่อ