Kontrak Kerja Elektronik: Penawaran untukArsip Bukti

Siklus kontrak kerja telah menjadi digital

Kontrak kerja adalah salah satu kasus penggunaan yang paling tinggi untuk tanda tangan elektronik. Siklus karyawan tipikal menghasilkan 5-15 peristiwa tanda tangan: surat tawaran, perjanjian kerja, pengakuan kebijakan, NDA, pendaftaran benefit, penilaian kinerja, dan dokumen keluar. Masing-masing membawa tingkat risiko yang berbeda dan permintaan bukti.

Dokumen kerja berdasarkan risiko dan tingkat tanda tangan

	Tingkat yang disarankan
Surat tawaran	SES — verifikasi email cukup
Perjanjian kerja	AES — eKYC atau verifikasi identitas disarankan
NDA / kerahasiaan	AES — verifikasi identitas standar
Pengakuan kebijakan	SES — tanda tangan elektronik sederhana
Pendaftaran benefit	SES atau AES — tergantung yurisdiksi
Pemilihan / keluar	AES atau QES — risiko sengketa tinggi
Kalimat non-compete	QES di yurisdiksi yang memerlukannya (contoh. Cina)

Lima tahap siklus kontrak kerja digital

Setiap tahap memiliki permintaan tanda tangan dan bukti yang spesifik.

Kirim surat tawaran melalui tanda tangan elektronik. Gunakan SES untuk kecepatan — kandidat belum menjadi karyawan. Lacak batas waktu penerimaan. Aktivasi otomatis perjanjian kerja setelah penerimaan tawaran.

Tanda tangan karyawan baru: perjanjian kerja, NDA, penugasan IP, pengakuan kebijakan, formulir benefit. Gunakan pengiriman massal untuk mengirimkan semua dokumen dalam satu batch. Terapkan verifikasi identitas eKYC untuk perjanjian kerja.

Pembaruan kebijakan tahunan, pengakuan penilaian kinerja, surat promosi, perjanjian pindah. Gunakan SES untuk sebagian besar. Terapkan AES ketika perubahan secara material mempengaruhi syarat kerja.

Pemberitahuan penyelesaian kerja, wawancara keluar, pengakuan non-kompetisi, konfirmasi pengembalian properti. Gunakan AES atau QES — dokumen keluar memiliki potensi sengketa tinggi. Pertahankan jejak audit yang lengkap.

Pertahankan semua dokumen kerja yang ditandatangani menurut persyaratan undang-undang (biasanya 2-7 tahun setelah penyelesaian). Simpan dengan paket bukti yang diaktifkan LTV. Aktifkan pemangkasan untuk audit dan penemuan hukum.

Menandatangani kontrak kerja di berbagai yurisdiksi

Cina

Bawah Undang-undang Kontrak Kerja dan Undang-undang Tanda Tangan Elektronik, kontrak kerja yang ditandatangani secara elektronik harus menggunakan tanda tangan elektronik yang dipenuhi CA untuk kepatuhan. Tanda tangan elektronik sederhana dapat diakui sebagai bukti tetapi memiliki bobot yang rendah dalam sengketa kerja.

Vietnam

Peraturan 337/2025 memerlukan kontrak kerja elektronik untuk menggunakan tanda tangan yang berwenang melalui platform NELCP atau tanda tangan yang dipenuhi CA. Pemilik perusahaan harus sinkronkan data kontrak ke NELCP dalam 24 jam setelah ditandatangani.

Singapura

ETA mengakui kontrak kerja elektronik. MOM menerima dokumen kerja yang ditandatangani secara elektronik. AES disarankan untuk perjanjian kerja utama; SES cukup untuk pengakuan kebijakan.

Negara anggota EU

Kontrak kerja umumnya memerlukan bentuk tulis di bawah undang-undang kerja nasional. eIDAS QES memenuhi persyaratan bentuk tulis. Beberapa negara anggota memerlukan tambahan persyaratan bahasa atau saksi untuk dokumen kerja tertentu.

Pengaturan platform

Konfigurasi template dokumen HR dengan field penggabungan
Dapatkan tingkat tanda tangan per yurisdiksi
Integrasi dengan HRIS (Workday, BambooHR, dll.)
Konfigurasi verifikasi identitas per jenis dokumen
Atur pengiriman massal untuk batch onboarding
Aktifkan notifikasi webhook untuk sinkronisasi HRIS

Bukti dan pengelolaan

Simpan kontrak yang ditandatangani dalam format yang dapat menunjukkan adanya pemalsuan
Aktifkan LTV untuk semua tanda tangan kerja
Atur periode pengelolaan per yurisdiksi (2-7+ tahun)
Konfigurasi kontrol akses untuk HR, hukum, dan manajemen
Aktifkan log audit untuk semua akses dokumen
Uji pengambilan dan ekspor untuk audit peraturan

Bagaimana eSign.AI mendukung alur tanda tangan HR

eSign.AI menyediakan fitur khusus HR untuk penandatanganan kontrak kerja skala besar.

Integrasi HRIS

eSign.AI terintegrasi dengan Workday, BambooHR, dan SAP SuccessFactors. Data kontrak kerja dari HRIS akan berpindah ke eSign.AI otomatis; status penandatanganan akan kembali. Tim HR tidak perlu membuat manuell envelop atau memperbarui rekaman HRIS.

Onboarding massal

Untuk batch onboarding bulanan, HR mengunggah CSV baru pindah. eSign.AI membuat surat tawaran dan kontrak kerja untuk setiap pindah, menerapkan tingkat tanda tangan yang benar per yurisdiksi, dan melacak penyelesaian di seluruh batch.

Pertanyaan sering ditanyakan

Ya, di sebagian besar yurisdiksi. ETA (Singapura), ECA (Malaysia), ITE Law (Indonesia), dan undang-undang yang sama di seluruh APAC mengakui kontrak kerja yang ditandatangani secara elektronik. Namun, tingkat tanda tangan yang diperlukan berbeda: Cina memerlukan tanda tangan yang didukung CA, Vietnam memerlukan tanda tangan yang sesuai dengan NELCP, dan beberapa negara anggota EU memerlukan QES untuk kontrak kerja berbentuk tulis.

Tim mendiskusikan pendekatan tanda tangan elektronik yang tepat untuk bisnis

Temukan pendekatan tanda tangan elektronik yang tepat untuk bisnis Anda

Bicarakan dengan tim kami tentang kebutuhan tanda tangan elektronik, pertimbangan kepatuhan, dan alur kerja dokumen di pasar target Anda.

Hubungi kami

Lanjut membaca

Panduan Solusi