Hợp đồng lao động điện tử: Đề xuất lưu trữ chứng từ

Chu kỳ hợp đồng lao động đã chuyển sang số hóa

Hợp đồng lao động là một trong những trường hợp sử dụng phổ biến nhất cho chữ ký điện tử. Một chu kỳ nhân viên tiêu chuẩn tạo ra 5-15 sự kiện ký tên: lá thư đề nghị, hợp đồng lao động, xác nhận chính sách, NDAs, đăng ký lợi ích, đánh giá hiệu suất, và tài liệu ra đi. Mỗi tài liệu mang lại mức độ rủi ro khác nhau và yêu cầu bằng chứng khác nhau.

Tài liệu lao động theo mức độ rủi ro và cấp ký tên

	Cấp khuyến nghị
Lá thư đề nghị	SES — xác minh email đủ
Hợp đồng lao động	AES — khuyến nghị eKYC hoặc xác minh danh tính
NDAs / bảo mật	AES — xác minh danh tính tiêu chuẩn
Xác nhận chính sách	SES — chữ ký điện tử đơn giản
Đăng ký lợi ích	SES hoặc AES — tùy thuộc vào khu vực pháp lý
Chấm dứt / ra đi	AES hoặc QES — rủi ro tranh chấp cao
Điều khoản cấm cạnh tranh	QES trong các khu vực pháp lý yêu cầu (ví dụ: Trung Quốc)

五个数字劳动合同生命周期阶段

Mỗi giai đoạn có các yêu cầu ký tên và bằng chứng cụ thể.

Gửi lá thư đề nghị qua chữ ký điện tử. Sử dụng SES để tăng tốc — ứng viên vẫn chưa phải là nhân viên. Theo dõi hạn chót chấp nhận. Tự động kích hoạt hợp đồng lao động khi lá thư đề nghị được chấp nhận.

Hợp đồng làm việc, NDA, chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ, xác nhận chính sách, biểu mẫu lợi ích. Sử dụng gửi hàng loạt để gửi tất cả các tài liệu trong một lô. Áp dụng xác thực danh tính eKYC cho hợp đồng làm việc.

Cập nhật chính sách hàng năm, xác nhận đánh giá hiệu suất, thư đề cử thăng cấp, hợp đồng chuyển đổi. Sử dụng SES cho phần lớn. Áp dụng AES khi các sửa đổi ảnh hưởng quan trọng đến điều khoản làm việc.

Thông báo chấm dứt hợp đồng, phỏng vấn ra đi, xác nhận không cạnh tranh, xác nhận trả lại tài sản. Sử dụng AES hoặc QES — tài liệu ra đi có tiềm năng tranh chấp cao. Duy trì các vết theo dõi kiểm tra đầy đủ.

Lưu trữ tất cả các tài liệu hợp đồng làm việc đã ký theo yêu cầu pháp lý (thường là 2-7 năm sau khi chấm dứt). Lưu trữ với các gói bằng chứng có khả năng LTV. Kích hoạt khả năng truy xuất cho kiểm tra và phát hiện pháp lý.

Ký hợp đồng làm việc xuyên biên giới

Trung Quốc

Theo Luật Hợp đồng Lao động và Luật Ký tên điện tử, các hợp đồng làm việc ký điện tử phải sử dụng chữ ký điện tử đáng tin cậy được hỗ trợ bởi CA để có thể thi hành. Các chữ ký điện tử đơn giản được coi là bằng chứng nhưng có giá trị thấp hơn trong tranh chấp lao động.

Việt Nam

Nghị định 337/2025 yêu cầu hợp đồng lao động điện tử sử dụng chữ ký hợp lệ qua nền tảng NELCP hoặc chữ ký được hỗ trợ bởi CA. Nhà tuyển dụng phải đồng bộ dữ liệu hợp đồng với NELCP trong vòng 24 giờ sau khi ký.

Singapore

ETA công nhận hợp đồng làm việc điện tử. MOM chấp nhận tài liệu hợp đồng làm việc đã ký điện tử. AES được khuyến nghị cho hợp đồng làm việc chính; SES đủ để xác nhận chính sách.

Các quốc gia thành viên EU

Các hợp đồng làm việc thường yêu cầu hình thức viết dưới Luật Lao động quốc gia. eIDAS QES thỏa mãn yêu cầu hình thức viết. Một số quốc gia thành viên yêu cầu ngôn ngữ hoặc yêu cầu chứng nhân bổ sung cho một số tài liệu làm việc.

Thiết lập nền tảng

Cấu hình mẫu tài liệu HR với trường ghép
Thiết lập cấp chữ ký theo khu vực pháp lý
Kết hợp với HRIS (Workday, BambooHR, v.v.)
Cấu hình xác thực danh tính theo loại tài liệu
Thiết lập gửi hàng loạt cho lô đăng ký mới
Kích hoạt thông báo webhook cho đồng bộ HRIS

Chứng cứ và lưu trữ

Lưu hợp đồng đã ký trong định dạng dễ thấy khi bị thay đổi
Kích hoạt LTV cho tất cả các chữ ký việc làm
Thiết lập thời gian lưu trữ theo từng khu vực (2-7+ năm)
Cấu hình kiểm soát truy cập cho HR, pháp lý và quản lý
Kích hoạt nhật ký kiểm tra cho tất cả các truy cập tài liệu
Kiểm tra việc truy xuất và xuất khẩu cho kiểm tra tuân thủ

Cách eSign.AI hỗ trợ các quy trình ký kết HR

eSign.AI cung cấp các tính năng đặc biệt cho HR để ký hợp đồng việc làm quy mô lớn.

Tích hợp HRIS

eSign.AI tích hợp với Workday, BambooHR và SAP SuccessFactors. Dữ liệu hợp đồng việc làm từ HRIS流向eSign.AI tự động; trạng thái đã ký流向 lại. Đội ngũ HR không cần tạo phong bì hoặc cập nhật hồ sơ HRIS thủ công.

Đăng ký mới hàng loạt

Đối với các lô đăng ký mới hàng tháng, HR tải lên CSV của nhân viên mới. eSign.AI tạo thư đề nghị và hợp đồng việc làm cho mỗi nhân viên, áp dụng cấp chữ ký đúng theo từng khu vực, và theo dõi hoàn thành qua lô.

Câu hỏi thường gặp

Có, ở hầu hết các khu vực. ETA (Singapore), ECA (Malaysia), ITE Law (Indonesia) và các luật tương tự ở APAC công nhận hợp đồng việc làm đã ký điện tử. Tuy nhiên, cấp chữ ký yêu cầu thay đổi: Trung Quốc yêu cầu chữ ký được CA hỗ trợ, Việt Nam yêu cầu chữ ký tuân thủ NELCP, và một số quốc gia thành viên EU yêu cầu QES cho hợp đồng việc làm dưới dạng văn bản.

Đội ngũ thảo luận cách tiếp cận chữ ký điện tử phù hợp cho doanh nghiệp

Khám phá cách tiếp cận chữ ký điện tử phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Trao đổi với đội ngũ của chúng tôi về yêu cầu chữ ký điện tử, các cân nhắc tuân thủ và quy trình tài liệu tại những thị trường mục tiêu của bạn.

Liên hệ chúng tôi

Đọc tiếp

Hướng dẫn giải pháp