Signieraufgabe in eSign.AI weiterleiten

Signieraufgabe in eSign.AI weiterleiten

Eine Signieraufgabe erreicht nicht immer die richtige Person. Der Umschlag ist an einen Empfänger adressiert, doch die Vereinbarung muss von einer Kollegin, einem Vorgesetzten oder einem rechtlich bevollmächtigten Vertreter unterschrieben werden. Mit der Weiterleitung übergibt der Empfänger die Signieraufgabe an diese Person, ohne dass der Absender den Umschlag stornieren und erneut senden muss.

Die Weiterleitung steuert der Absender. Er aktiviert vor dem Versand in den erweiterten Einstellungen des Umschlags Signierern das Weiterleiten von Signieraufgaben erlauben. Bleibt der Schalter aus, kann der Empfänger die Aufgabe nicht weiterleiten.

Was dieses Video zeigt

Die Aufzeichnung dauert 4 Minuten 12 Sekunden und begleitet einen Umschlag durch den vollständigen Weiterleitungszyklus – vom Aktivieren der Option bis zur abgeschlossenen Signatur der übernehmenden Person.

Weiterleitung Schritt für Schritt

1. Der Absender erstellt den Umschlag, fügt den Empfänger hinzu und öffnet die Erweiterten Einstellungen.
2. Der Absender aktiviert Signierern das Weiterleiten von Signieraufgaben erlauben und sendet den Umschlag.
3. Der Empfänger öffnet den Signaturlink aus der Benachrichtigungs-E-Mail und prüft die Vereinbarung.
4. Der Empfänger wählt in der Werkzeugleiste der Signaturseite Weiterleiten und benennt die Person, die signieren soll.
5. Die Signieraufgabe geht an die neue Person über, die eine Benachrichtigung erhält und in ihrer eigenen Sitzung signiert.
6. Das Aktivitätsprotokoll hält den ursprünglichen Empfänger, die Übergabe und die Person fest, die den Umschlag abgeschlossen hat.

Was der Prüfpfad nach einer Übergabe enthält

Eine Weiterleitung erzeugt keine Lücke im Nachweis. Das Aktivitätsprotokoll im Detailbereich des Umschlags bewahrt die vollständige Kette: an wen gesendet, an wen weitergeleitet, wann übergeben und wer letztlich signiert hat.

• Initiator und ursprünglicher Empfänger mit Zeitpunkt der Initiierung
• Das Übergabeereignis mit Name der übernehmenden Person und Zeitpunkt
• Das Signaturereignis der letzten signierenden Person mit Zeitstempel

Wann Weiterleitung das richtige Mittel ist

Weiterleitung passt zu delegierter Zeichnung: Eine Assistenz erhält den Umschlag für die Geschäftsführung, eine lokale Gesellschaft erhält ihn für den Konzern, oder ein an eine Funktion adressierter Vertrag wird von der aktuellen Stelleninhaberin unterzeichnet. Die Organisation braucht die Unterschrift der bevollmächtigten Person und will die Übergabe im Nachweis sehen, nicht außerhalb des Systems erledigt.

Muss der Absender die Signieraufgabe fest beim benannten Empfänger halten, bleibt der Schalter aus. Der Empfänger signiert dann selbst, und der Umschlag lässt sich nicht weitergeben.

Verwandte Konfiguration

Die Weiterleitung steht neben den übrigen Empfänger-Steuerungen, die beim Anlegen des Umschlags gesetzt werden. Signaturreihenfolge sowie Rollen von Ausfüllenden und Signierenden legen Sie unter Ausfüllende und Signierende konfigurieren fest, Empfänger- und Authentifizierungsoptionen prüfen Sie unter Benachrichtigung erhalten und signieren. Soll derselbe Umschlag an viele Empfänger gehen, die jeweils an ihre eigene signierende Person weiterleiten, nutzen Sie Umschläge im Stapel senden.