Cách chuyển tiếp nhiệm vụ ký trong eSign.AI

Cách chuyển tiếp nhiệm vụ ký trong eSign.AI

Nhiệm vụ ký không phải lúc nào cũng đến đúng người. Phong bì được gửi cho một người nhận cụ thể, nhưng hợp đồng phải do đồng nghiệp, cấp trên hoặc người đại diện được ủy quyền hợp pháp ký. Tính năng chuyển tiếp cho phép người nhận giao nhiệm vụ ký cho người đó mà không cần người gửi hủy và gửi lại phong bì.

Người gửi quyết định việc chuyển tiếp. Trước khi gửi, người gửi bật Cho phép người ký chuyển tiếp nhiệm vụ ký trong cài đặt nâng cao của phong bì. Nếu tùy chọn này tắt, người nhận không thể chuyển tiếp nhiệm vụ.

Nội dung video này

Video dài 4 phút 12 giây, theo trọn một phong bì từ lúc người gửi bật tùy chọn đến khi người được chuyển tiếp hoàn tất việc ký.

Các bước chuyển tiếp

1. Người gửi tạo phong bì, thêm người nhận và mở Cài đặt nâng cao.
2. Người gửi bật Cho phép người ký chuyển tiếp nhiệm vụ ký rồi gửi phong bì.
3. Người nhận mở liên kết ký từ email thông báo và xem hợp đồng.
4. Người nhận chọn Chuyển tiếp trên thanh công cụ trang ký và chỉ định người sẽ ký.
5. Nhiệm vụ ký chuyển sang người ký mới, người này nhận thông báo và ký trong phiên của mình.
6. Nhật ký hoạt động ghi lại người nhận ban đầu, sự kiện chuyển tiếp và người ký hoàn tất phong bì.

Nhật ký kiểm toán lưu gì sau khi chuyển tiếp

Việc chuyển tiếp không tạo ra khoảng trống trong hồ sơ. Nhật ký hoạt động trong bảng chi tiết phong bì lưu toàn bộ chuỗi: phong bì đã gửi cho ai, chuyển tiếp cho ai, thời điểm chuyển tiếp và người ký cuối cùng.

• Người khởi tạo và người nhận ban đầu, kèm thời điểm khởi tạo
• Sự kiện chuyển tiếp, gồm tên người được chuyển tiếp và thời điểm chuyển tiếp
• Sự kiện ký của người ký cuối cùng, kèm dấu thời gian

Khi nào nên dùng chuyển tiếp

Chuyển tiếp phù hợp với việc ký ủy quyền: trợ lý nhận phong bì thay cho lãnh đạo, pháp nhân địa phương nhận thay cho tập đoàn, hoặc hợp đồng gửi theo chức danh được người đương nhiệm ký. Trong các trường hợp này, tổ chức cần chữ ký của đúng người có thẩm quyền và muốn quá trình bàn giao hiển thị trong hồ sơ thay vì xử lý ngoài hệ thống.

Nếu người gửi cần cố định nhiệm vụ ký cho người nhận đã chỉ định, hãy để tùy chọn này tắt. Người nhận phải tự ký và phong bì không thể chuyển tiếp.

Cấu hình liên quan

Chuyển tiếp nằm cùng nhóm kiểm soát cấp người nhận được thiết lập khi tạo phong bì. Đặt thứ tự ký và vai trò người điền, người ký trong Cấu hình người điền và người ký, xem tùy chọn người nhận và xác thực trong Nhận thông báo và ký. Để gửi cùng một phong bì cho nhiều người nhận và mỗi người chuyển tiếp cho người ký của mình, hãy dùng Gửi phong bì hàng loạt.