Transférer une tâche de signature dans eSign.AI

Transférer une tâche de signature dans eSign.AI

Une tâche de signature n'arrive pas toujours chez la bonne personne. L'enveloppe est adressée à un destinataire, mais la convention doit être signée par un collègue, un responsable ou un représentant légalement habilité. Le transfert permet au destinataire de confier la tâche à cette personne, sans que l'expéditeur ait à annuler puis renvoyer l'enveloppe.

Le transfert est contrôlé par l'expéditeur. Il active Autoriser les signataires à transférer les tâches de signature dans les paramètres avancés de l'enveloppe avant l'envoi. Si l'option reste désactivée, le destinataire ne peut pas transférer la tâche.

Ce que montre cette vidéo

La séquence dure 4 minutes 12 secondes et suit une enveloppe sur tout le cycle de transfert, de l'activation de l'option à la signature finale par la personne destinataire du transfert.

Le transfert étape par étape

1. L'expéditeur crée l'enveloppe, ajoute le destinataire et ouvre les Paramètres avancés.
2. L'expéditeur active Autoriser les signataires à transférer les tâches de signature, puis envoie l'enveloppe.
3. Le destinataire ouvre le lien de signature depuis l'e-mail de notification et consulte la convention.
4. Le destinataire choisit Transférer dans la barre d'outils de la page de signature et désigne la personne qui signera.
5. La tâche de signature passe au nouveau signataire, qui reçoit la notification et signe dans sa propre session.
6. Le journal d'activité consigne le destinataire d'origine, le transfert et le signataire qui a clôturé l'enveloppe.

Ce que conserve la piste d'audit après un transfert

Le transfert ne crée pas de rupture dans la preuve. Le journal d'activité du panneau de détail de l'enveloppe conserve la chaîne complète : à qui l'enveloppe a été envoyée, à qui elle a été transférée, quand le transfert a eu lieu et qui a finalement signé.

• L'initiateur et le destinataire d'origine, avec l'horodatage de l'initiation
• Le transfert, avec le nom de la personne destinataire et son horodatage
• La signature du signataire final, avec son horodatage

Quand le transfert est le bon contrôle

Le transfert convient à la signature déléguée : une assistante reçoit l'enveloppe pour la direction, une entité locale la reçoit pour le groupe, ou un contrat adressé à une fonction est signé par son titulaire actuel. L'organisation veut la signature de la personne habilitée et souhaite que la remise apparaisse dans le dossier plutôt que d'être traitée hors plateforme.

Lorsque l'expéditeur doit verrouiller la tâche sur le destinataire nommé, l'option reste désactivée. Le destinataire signe lui-même et l'enveloppe ne peut pas être transférée.

Configuration associée

Le transfert figure aux côtés des autres contrôles au niveau du destinataire définis à la création de l'enveloppe. L'ordre de signature et les rôles de remplisseur et de signataire se règlent dans Configurer le remplisseur et le signataire, les options de destinataire et d'authentification se vérifient dans Recevoir la notification et signer. Pour envoyer la même enveloppe à de nombreux destinataires qui transfèrent chacun à leur signataire, utilisez Envoi groupé d'enveloppes.