Руководства по решениям

Руководство по решению для электронной подписи в аренде недвижимости и управлении активами

Когда арендодатели, арендаторы и партнёры находятся в разных городах или странах, личные встречи и пересылка бумажных договоров усложняют подписание. eSign.AI встраивает формирование документов, проверку личности и онлайн-подписание в действующий бизнес-процесс, чтобы участники могли подписывать договоры дистанционно, а компания — сохранять файлы и доказательственную информацию.

eSign.AI Solution Team7 мин чтения

Как наладить оборот договоров при дистанционном участии нескольких сторон?

В аренде недвижимости и управлении активами стороны договора нередко находятся в разных городах или странах. При личном подписании и курьерской доставке компании приходится отдельно управлять оборотом документов, единообразием версий и бумажным архивом. Также необходимо подтвердить личности подписантов, а после сделки сохранить договор и доказательственную информацию.

Какие документы по недвижимости можно подписывать онлайн?

eSign.AI поддерживает дистанционное подписание на разных этапах работы с объектом — от заключения договора аренды до оказания услуг и эксплуатации пространства.

При доверительном управлении и посреднических сделках арендодатель, агент и арендатор могут дистанционно подтвердить личность и подписать посреднические документы или дополнительные соглашения.

Операторы долгосрочной и коммерческой аренды могут формировать и подписывать договоры онлайн с местными и трансграничными клиентами.

Команды по эксплуатации объектов и пространств могут оформлять онлайн договоры на управление недвижимостью и использование пространства, а затем централизованно хранить подписанные файлы.

Гостиничные операторы могут подписывать соглашения о заселении, оказании услуг и франчайзинговые договоры. Операторы технопарков могут оформлять документы о размещении и заявки на субсидирование.

Как проходит путь от стандартного договора до архива?

eSign.AI может работать как самостоятельный сервис онлайн-подписания или быть встроен в клиентское приложение, платформу аренды либо операционную систему.

Подготовка стандартного договора

Администратор поддерживает шаблоны договоров аренды или соглашений об услугах, задаёт позиции для подписей и указывает участников.

Запуск из привычного бизнес-интерфейса

После ввода данных в клиентском приложении бизнес-система может обратиться к eSign.AI, сформировать договор и запустить подписание. Сотрудник также может создать задачу непосредственно из шаблона.

Отправка приглашений участникам

Запрос на подписание направляется по электронной почте или с помощью SMS на международные номера. Если компания подключила собственную систему уведомлений, напоминания можно отправлять через WhatsApp.

Проверка личности и подписание

Перейдя по ссылке, подписант проходит проверку, соответствующую региону и типу документа. Это может быть подтверждение электронной почты, электронная проверка личности (e-KYC) или iAM Smart, после чего участник подтверждает документ онлайн.

Контроль статуса и хранение результатов

Сотрудники отслеживают ход подписания и повторно уведомляют участников, которые ещё не ответили. Завершённые документы и доказательственная информация затем переходят в электронный архив.

Как адаптировать подписание к условиям арендного бизнеса

Частота оформления договоров, регионы участников и точка запуска процесса различаются. eSign.AI позволяет выстроить маршрут с учётом конкретных документов и действующих систем.

Единая версия для регулярно оформляемых договоров

Администратор может поддерживать общие шаблоны с текстовыми полями, датами и вариантами выбора. Сотрудники повторно используют подготовленную структуру, не создавая однотипный договор аренды заново.

Проверка подписанта с учётом региона

В трансграничной аренде личность можно подтверждать по электронной почте или через e-KYC. Для операций в Гонконге может подключаться iAM Smart; также поддерживаются сторонние сервисы, включая ZOLOZ.

Доставка запросов дистанционным участникам

Запросы отправляются по электронной почте или через SMS на международные номера. Сотрудники могут отслеживать доставку и статус подписания, а при отсутствии ответа — направлять повторные уведомления.

Подписание внутри существующей платформы

Открытый API поддерживает загрузку файлов, вызов шаблонов и запуск процессов. Компания может запрашивать статусы подписания, а Webhook — передавать структурированные данные обратно в бизнес-систему.

Централизованное хранение подписанных документов

Завершённые договоры и соглашения можно автоматически архивировать, классифицировать и находить через поиск. Разграничение прав доступа применяется к сохранённым файлам, а доказательственная информация хранится вместе с результатами подписания.

Как клиенты применяют eSign.AI в аренде и эксплуатации объектов

Клиенты используют электронную подпись для аренды квартир, гостиничного сотрудничества и работы с резидентами технопарка. В одних процессах eSign.AI встроен во внутреннюю систему, в других документы подписываются онлайн без такой интеграции.

一起住好房

一起住好房 интегрировала eSign.AI с внутренней системой управления арендой жилья. Пользователь вводит данные в клиентском приложении, после чего система формирует стандартный договор для просмотра и подписания онлайн, а связанные данные сохраняются.

KBC IMMOBILIEN GMBH

KBC IMMOBILIEN GMBH оказывает посреднические услуги клиентам из Германии и Китая. Компания применяет eSign.AI для онлайн-подписания документов по аренде квартир с местными и трансграничными клиентами.

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management использует электронную подпись для онлайн-оформления соглашений об оказании услуг и франчайзинговых договоров.

Hong Kong Cyberport Management Company Limited

Hong Kong Cyberport Management Company Limited обрабатывает через eSign.AI документы о размещении в технопарке и электронное подписание в процессах подачи заявок на субсидирование.

Что подготовить к обсуждению процесса с eSign.AI

Зафиксируйте условия сделки и существующий рабочий контур, чтобы предметно обсудить проверку личности, интеграцию, уведомления и хранение документов.

Определите регионы и участников

Укажите страны или регионы ведения бизнеса. Отдельно отметьте, будут ли арендодатели, арендаторы или партнёры подписывать документы из-за границы.

Перечислите документы и порядок подписания

Разделите договоры аренды, соглашения об услугах и документы о размещении. Для каждого типа определите участников и последовательность подписания.

Уточните точку запуска процесса

Определите, будет ли подписание запускаться из платформы аренды или операционной системы. Также укажите, нужно ли возвращать статусы в исходную систему.

Зафиксируйте требования к уведомлениям и хранению

Выберите каналы, привычные для участников. Затем определите способ архивации завершённых файлов и требования к сохранению доказательственной информации.

Частые вопросы об электронной подписи в недвижимости

При оценке решения бизнес, юридическая служба и IT обычно уточняют применимость электронной подписи, порядок многостороннего подписания, интеграцию и хранение документов.

Для операций в Китае eSign.AI соблюдает Закон КНР об электронной подписи и связанные судебные толкования, а также предоставляет полную доказательственную цепочку. В трансграничных процессах способ применения следует оценивать с учётом региона подписания, типа документа и конкретных требований.

Команда обсуждает подходящий подход к электронной подписи для бизнеса

Подберите подходящий подход к электронной подписи для вашего бизнеса

Обсудите с нашей командой требования к электронной подписи, вопросы соответствия и документооборота на ваших целевых рынках.

Связаться с нами

Продолжить чтение