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Guia de solução de assinatura eletrónica para arrendamento imobiliário e operações de ativos

Quando proprietários, mediadores, arrendatários e parceiros estão em cidades ou países diferentes, a assinatura presencial, o envio por estafeta e o arquivo em papel tornam a circulação dos contratos mais exigente. A eSign.AI integra a geração de contratos, a verificação de identidade e a assinatura online no processo de negócio, permitindo que as partes assinem à distância e que os elementos de prova sejam conservados.

eSign.AI Solution Team7 min de leitura

Como fazer circular contratos quando as partes assinam à distância?

O arrendamento imobiliário e as operações de ativos envolvem frequentemente várias partes em locais diferentes. Quando o processo depende de reuniões presenciais ou do envio por estafeta, a circulação dos contratos e a gestão dos documentos em papel exigem mais trabalho. A empresa também precisa de manter versões contratuais uniformes, confirmar a identidade dos signatários e arquivar os documentos concluídos com os respetivos elementos de prova.

Que documentos imobiliários podem ser assinados online?

Desde a celebração de um contrato de arrendamento até à operação contínua de um ativo, a eSign.AI pode integrar processos em que as partes estão dispersas e os documentos são enviados regularmente para assinatura.

Na gestão e mediação imobiliária, proprietários, mediadores e arrendatários podem verificar a identidade online e assinar documentos de mediação ou adendas contratuais.

Os operadores de arrendamento residencial de longa duração e de imóveis comerciais podem gerar e assinar contratos online, incluindo quando os clientes estão noutro país.

As equipas de gestão de propriedades e espaços podem tratar online acordos de serviços e organizar os documentos concluídos num repositório comum.

Os operadores hoteleiros podem assinar acordos de instalação, acordos de serviços e contratos de franchising. Os operadores de parques empresariais também podem tratar documentos de instalação e pedidos de subsídios.

Como passa o contrato do modelo normalizado para o arquivo?

A eSign.AI pode suportar a assinatura online como serviço autónomo ou integrar-se numa aplicação de arrendamento ou plataforma operacional, mantendo o processo ligado ao percurso de negócio existente.

Preparar contratos normalizados

O administrador mantém os modelos de contratos de arrendamento ou acordos de serviços e define os campos de assinatura e as partes envolvidas.

Iniciar a partir do ponto de entrada do negócio

Depois de o utilizador preencher os dados na aplicação de arrendamento, o sistema pode chamar a eSign.AI para gerar o contrato e iniciar a assinatura. Em alternativa, a equipa pode selecionar diretamente um modelo e criar a tarefa.

Notificar cada participante

Os pedidos de assinatura podem ser enviados por e-mail ou SMS internacional. Quando a empresa liga o seu próprio sistema de notificações, também pode enviar lembretes através de canais como o WhatsApp.

Verificar a identidade e assinar online

Ao abrir a ligação, o signatário pode concluir a validação por e-mail, a verificação eletrónica da identidade (e-KYC) ou a autenticação através de “智方便”, consoante a região e os requisitos do documento. Depois, pode confirmar e assinar o ficheiro online.

Acompanhar o estado e arquivar

A equipa pode consultar o progresso e enviar novos lembretes a quem ainda não respondeu. Após a conclusão, os documentos e os elementos de prova passam para gestão eletrónica.

Adaptar o percurso de assinatura às condições da operação

A frequência dos contratos, a localização dos participantes e o sistema de origem determinam a forma como cada processo deve ser tratado. A eSign.AI permite combinar as opções adequadas a cada contexto.

Manter uma versão uniforme dos contratos recorrentes

Os administradores podem manter modelos partilhados e configurar campos de texto, data ou seleção. As equipas reutilizam esses modelos sem reconstruir cada contrato de arrendamento.

Confirmar a identidade dos signatários por região

Nos arrendamentos transfronteiriços, a empresa pode combinar validação por e-mail ou e-KYC. Em Hong Kong, também pode integrar “智方便” e recorrer a serviços de autenticação de terceiros, como a ZOLOZ.

Entregar e acompanhar pedidos enviados à distância

O sistema pode enviar pedidos por e-mail ou SMS internacional e acompanhar a entrega das notificações e o estado da assinatura. O administrador pode voltar a notificar quem ainda não respondeu.

Ligar a assinatura à plataforma existente

A API aberta suporta o carregamento de ficheiros, a utilização de modelos e o início de processos. A empresa também pode consultar o estado da assinatura e receber dados estruturados através de Webhook.

Organizar os documentos depois da assinatura

Os contratos e acordos concluídos podem ser arquivados automaticamente, pesquisados por categoria e geridos através de permissões. Os elementos de prova do processo de assinatura também podem ser conservados.

Como clientes do setor imobiliário e de operações de ativos utilizam a eSign.AI

Os clientes aplicam a assinatura eletrónica em arrendamentos de apartamentos, acordos hoteleiros e processos de parques empresariais. Algumas organizações começam com a assinatura online autónoma; outras integram o serviço nas suas plataformas internas.

一起住好房

A 一起住好房 integrou a eSign.AI no seu sistema interno de gestão de arrendamentos. O utilizador preenche os dados na aplicação de arrendamento, o sistema gera um contrato normalizado para consulta e assinatura online e os dados relacionados são posteriormente arquivados.

KBC IMMOBILIEN GMBH

A KBC IMMOBILIEN GMBH presta serviços de mediação imobiliária a clientes na Alemanha e na China. A empresa utiliza a eSign.AI para assinar online documentos de arrendamento de apartamentos com clientes locais e transfronteiriços.

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management

A Saudi Intelligent Oasis Hotel Management introduziu a assinatura eletrónica nos seus acordos de serviços e contratos de franchising, permitindo que esses documentos sejam assinados online.

Hong Kong Cyberport Management Company Limited

A Hong Kong Cyberport Management Company Limited utiliza a eSign.AI para tratar documentos de instalação no parque e gerir assinaturas eletrónicas associadas a pedidos de subsídios.

Que informações preparar para avaliar o seu processo?

Ao identificar onde ocorre a assinatura, quem participa e de que sistema parte o documento, a empresa pode discutir de forma mais concreta a verificação de identidade e a gestão após a assinatura.

Identificar as regiões e os signatários

Registe os países ou regiões onde decorre a operação e confirme se proprietários, arrendatários ou parceiros terão de assinar além-fronteiras.

Definir os documentos e a ordem de assinatura

Separe contratos de arrendamento, acordos de serviços e documentos de instalação. Para cada tipo, identifique os participantes e a ordem pela qual devem assinar.

Confirmar o sistema de origem

Determine se o contrato será iniciado numa plataforma de arrendamento ou num sistema operacional e se o estado da assinatura deverá regressar a esse sistema.

Acordar notificações e conservação

Escolha canais de notificação adequados aos participantes. Defina também como serão arquivados os documentos concluídos e que elementos de prova deverão ser conservados.

Perguntas frequentes sobre assinatura eletrónica no setor imobiliário

Ao avaliar um processo de assinatura para arrendamento, as equipas de negócio, jurídica e de IT precisam normalmente de esclarecer a aplicação jurídica, a integração com os sistemas e a conservação dos documentos.

Nas operações realizadas na China, a eSign.AI segue rigorosamente a Lei de Assinaturas Eletrónicas e as interpretações judiciais relacionadas, disponibilizando uma cadeia completa de prova. Nos processos transfronteiriços, a forma aplicável deve ser avaliada de acordo com a região onde se celebra o contrato, o tipo de documento e os requisitos concretos.

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