Hướng dẫn giải pháp

Hướng dẫn giải pháp chữ ký điện tử cho thuê bất động sản và vận hành tài sản

Khi chủ nhà, đơn vị vận hành và khách thuê ở nhiều thành phố hoặc quốc gia khác nhau, ký trực tiếp và chuyển phát hợp đồng giấy có thể kéo dài thời gian xử lý. eSign.AI đưa việc tạo hợp đồng, xác minh danh tính và ký trực tuyến vào quy trình hiện có, đồng thời lưu tài liệu cùng thông tin bằng chứng sau khi ký.

eSign.AI Solution TeamĐọc 7 phút

Làm thế nào để hợp đồng luân chuyển thuận tiện khi nhiều bên ký từ xa?

Hoạt động cho thuê bất động sản và vận hành tài sản thường có nhiều bên ở các địa điểm khác nhau. Khi phụ thuộc vào ký trực tiếp hoặc chuyển phát, doanh nghiệp phải dành thêm nguồn lực cho việc luân chuyển hợp đồng và quản lý hồ sơ giấy. Doanh nghiệp cũng cần kiểm soát phiên bản, xác minh người ký và lưu tài liệu cùng thông tin bằng chứng sau khi hoàn tất.

Những tài liệu bất động sản nào có thể chuyển sang ký trực tuyến?

eSign.AI có thể tham gia vào các giao dịch có nhiều bên ở xa hoặc thường xuyên phải khởi tạo lại tài liệu, từ ký hợp đồng thuê đến vận hành tài sản.

Trong hoạt động quản lý và môi giới bất động sản, chủ nhà, đơn vị môi giới và khách thuê có thể xác minh danh tính trực tuyến trước khi ký tài liệu dịch vụ môi giới hoặc phụ lục.

Đơn vị vận hành căn hộ cho thuê dài hạn và bất động sản thương mại có thể tạo rồi ký hợp đồng thuê trực tuyến, phục vụ khách hàng trong nước hoặc xuyên biên giới.

Đội ngũ quản lý bất động sản và không gian có thể xử lý thỏa thuận dịch vụ bất động sản hoặc hợp đồng dịch vụ không gian trực tuyến. Tài liệu hoàn tất được đưa vào hệ thống quản lý tập trung.

Đơn vị vận hành khách sạn có thể ký trực tuyến thỏa thuận lưu trú, thỏa thuận dịch vụ hoặc hợp đồng nhượng quyền. Đơn vị vận hành khu công nghiệp có thể xử lý tài liệu gia nhập và hồ sơ đề nghị hỗ trợ tài chính.

Từ hợp đồng tiêu chuẩn đến lưu trữ sau ký, người dùng xử lý ra sao?

eSign.AI có thể vận hành như một kênh ký trực tuyến độc lập hoặc được nhúng vào ứng dụng cho thuê và nền tảng vận hành, để người dùng tiếp tục thao tác từ điểm tiếp nhận nghiệp vụ quen thuộc.

Chuẩn bị hợp đồng tiêu chuẩn

Quản trị viên duy trì mẫu hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận dịch vụ dùng chung, sau đó thiết lập vị trí ký và các bên tham gia theo yêu cầu nghiệp vụ.

Khởi tạo từ hệ thống nghiệp vụ

Sau khi người dùng nhập thông tin trong ứng dụng cho thuê, hệ thống có thể gọi eSign.AI để tạo hợp đồng và khởi tạo quy trình ký. Nhân viên cũng có thể chọn mẫu trực tiếp để tạo tác vụ.

Gửi yêu cầu đến từng bên

Yêu cầu ký có thể được gửi qua email hoặc SMS quốc tế. Nếu doanh nghiệp kết nối hệ thống thông báo riêng, lời nhắc cũng có thể được gửi qua WhatsApp.

Xác minh danh tính và ký trực tuyến

Sau khi mở liên kết, người ký thực hiện xác minh email, định danh khách hàng điện tử (e-KYC) hoặc xác thực qua “智方便”, tùy theo khu vực kinh doanh và yêu cầu của tài liệu. Sau đó, họ có thể xem và xác nhận tài liệu trực tuyến.

Theo dõi trạng thái và lưu trữ

Nhân viên có thể kiểm tra tiến độ và nhắc lại những người chưa phản hồi. Tài liệu hoàn tất cùng thông tin bằng chứng sau đó được quản lý dưới dạng điện tử.

Điều chỉnh cách ký theo từng điều kiện vận hành

Tần suất tạo hợp đồng, vị trí của người ký và điểm khởi tạo trên hệ thống sẽ quyết định cách xử lý phù hợp. eSign.AI cho phép doanh nghiệp kết hợp các thiết lập theo từng quy trình cụ thể.

Duy trì một phiên bản cho hợp đồng thường xuyên sử dụng

Quản trị viên có thể duy trì mẫu dùng chung với trường văn bản, ngày tháng hoặc tùy chọn. Nhân viên chỉ cần gọi mẫu thay vì thiết lập lại từng hợp đồng thuê cùng loại.

Xác minh người ký theo khu vực kinh doanh

Giao dịch cho thuê xuyên biên giới có thể kết hợp xác minh email hoặc e-KYC. Hoạt động tại Hong Kong còn có thể kết nối “智方便” và dịch vụ xác thực bên thứ ba như ZOLOZ.

Thông báo cho các bên tham gia từ xa

Hệ thống có thể gửi email hoặc SMS quốc tế, đồng thời theo dõi trạng thái gửi và trạng thái ký. Quản trị viên có thể nhắc lại người ký chưa phản hồi.

Kết nối việc ký với nền tảng hiện có

API mở hỗ trợ tải tài liệu lên, gọi mẫu và khởi tạo quy trình. Doanh nghiệp cũng có thể truy vấn trạng thái ký và nhận dữ liệu có cấu trúc qua Webhook.

Quản lý tập trung tài liệu sau ký

Hợp đồng và thỏa thuận đã hoàn tất có thể được tự động lưu trữ. Doanh nghiệp có thể phân loại, tìm kiếm và kiểm soát quyền truy cập, đồng thời lưu thông tin bằng chứng của quá trình ký.

Khách hàng đưa eSign.AI vào hoạt động bất động sản như thế nào?

Các mô hình đang được sử dụng gồm ký độc lập và kết nối với nền tảng nội bộ. Phạm vi tài liệu trải từ hợp đồng thuê căn hộ đến thỏa thuận hợp tác khách sạn và hồ sơ vận hành khu công nghiệp.

一起住好房

一起住好房 tích hợp eSign.AI với hệ thống quản lý cho thuê nhà nội bộ. Người dùng nhập thông tin và khởi tạo quy trình từ ứng dụng cho thuê; hệ thống tạo hợp đồng tiêu chuẩn để xem và ký trực tuyến, sau đó lưu trữ dữ liệu liên quan.

KBC IMMOBILIEN GMBH

KBC IMMOBILIEN GMBH cung cấp dịch vụ môi giới bất động sản cho khách hàng tại Đức và Trung Quốc. Doanh nghiệp sử dụng eSign.AI để ký tài liệu thuê căn hộ trực tuyến cho cả giao dịch trong nước và xuyên biên giới.

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management đưa chữ ký điện tử vào thỏa thuận dịch vụ và hợp đồng nhượng quyền, để các tài liệu này được hoàn tất trực tuyến.

Hong Kong Cyberport Management Company Limited

Hong Kong Cyberport Management Company Limited sử dụng eSign.AI để xử lý tài liệu gia nhập khu công nghiệp và quản lý việc ký điện tử trong hồ sơ đề nghị hỗ trợ tài chính.

Chuẩn bị thông tin gì trước khi trao đổi về giải pháp?

Việc xác định nơi giao dịch diễn ra, người cần ký và hệ thống khởi tạo tài liệu sẽ giúp cuộc trao đổi đi thẳng vào phương thức xác minh, kết nối hệ thống và quản lý sau ký.

Xác định khu vực kinh doanh và người ký

Liệt kê quốc gia hoặc khu vực nơi giao dịch diễn ra. Tiếp theo, xác nhận chủ nhà, khách thuê hoặc đối tác có cần ký xuyên biên giới hay không.

Phân loại tài liệu và thứ tự ký

Tách riêng hợp đồng thuê, thỏa thuận dịch vụ và tài liệu gia nhập. Với từng loại, xác định các bên tham gia và thứ tự ký.

Làm rõ điểm khởi tạo trên hệ thống

Xác nhận hợp đồng được khởi tạo từ nền tảng cho thuê hay hệ thống vận hành. Đồng thời, quyết định trạng thái ký có cần được trả về hệ thống gốc hay không.

Thống nhất cách thông báo và lưu hồ sơ

Chọn kênh thông báo phù hợp với người tham gia. Sau đó, xác định cách lưu tài liệu hoàn tất và yêu cầu giữ lại thông tin bằng chứng.

Câu hỏi thường gặp về chữ ký điện tử trong bất động sản

Khi đánh giá quy trình ký cho hoạt động cho thuê, đội ngũ kinh doanh, pháp lý và IT thường cần làm rõ phạm vi pháp lý, cách ký nhiều bên, khả năng tích hợp và quản lý tài liệu sau ký.

Đối với hoạt động liên quan tại Trung Quốc, eSign.AI tuân thủ Luật Chữ ký điện tử và các diễn giải tư pháp liên quan, đồng thời cung cấp chuỗi bằng chứng đầy đủ. Với giao dịch xuyên biên giới, doanh nghiệp cần đánh giá phương thức áp dụng theo khu vực ký, loại tài liệu và yêu cầu cụ thể.

Đội ngũ thảo luận cách tiếp cận chữ ký điện tử phù hợp cho doanh nghiệp

Khám phá cách tiếp cận chữ ký điện tử phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Trao đổi với đội ngũ của chúng tôi về yêu cầu chữ ký điện tử, các cân nhắc tuân thủ và quy trình tài liệu tại những thị trường mục tiêu của bạn.

Liên hệ chúng tôi

Đọc tiếp