Guide alle soluzioni

Guida alla soluzione di firma elettronica per locazioni immobiliari e operazioni patrimoniali

Quando le attività di locazione e asset operation si svolgono tra città o Paesi diversi, firme di persona, corrieri e archivi cartacei rallentano il passaggio dei contratti. eSign.AI inserisce generazione del contratto, verifica dell'identità e firma online nei flussi esistenti, così più parti possono concludere la firma a distanza e conservare le relative evidenze.

eSign.AI Solution Team7 min di lettura

Come far circolare i contratti quando le firme coinvolgono più parti a distanza?

Nelle locazioni immobiliari e nelle operazioni patrimoniali, la firma coinvolge spesso più soggetti in città o Paesi diversi. Quando il processo dipende da firme in presenza o da spedizioni, aumentano i passaggi per far circolare i contratti e per gestire i documenti cartacei. L'azienda deve anche mantenere versioni contrattuali coerenti, verificare l'identità dei firmatari e conservare file ed evidenze una volta conclusa la firma.

Quali documenti immobiliari si prestano alla firma online?

Dal closing di una locazione alla gestione continuativa dell'immobile, eSign.AI può entrare nei passaggi in cui i partecipanti sono distribuiti e i documenti devono essere inviati più volte.

Nelle attività di property management e intermediazione, proprietario, intermediario e conduttore possono completare la verifica dell'identità online e firmare documenti di servizio o accordi integrativi.

Negli appartamenti in locazione a lungo termine e nelle locazioni commerciali, il contratto di locazione può essere generato e firmato online anche per clienti locali o cross-border.

I team che gestiscono immobili e spazi possono trattare online accordi di servizio immobiliare e contratti per spazi, con i documenti firmati raccolti in una gestione unificata.

Gli operatori alberghieri possono firmare online accordi di ingresso, accordi di servizio o contratti di franchising. Anche i gestori di parchi possono trattare documenti di insediamento e richieste di fondi agevolativi.

Dal contratto standard all'archiviazione finale: come si svolge il processo

eSign.AI può gestire la firma online come esperienza autonoma oppure integrarsi nel client di locazione o nella piattaforma operativa, senza interrompere il percorso già usato dal business.

Preparare i contratti standard

L'amministratore mantiene modelli di contratto di locazione o di accordo di servizio e definisce posizioni di firma e partecipanti in base al processo.

Avviare dal punto di ingresso del business

Dopo l'inserimento dei dati nel client di locazione, il sistema può richiamare eSign.AI per generare il contratto e avviare la firma. In alternativa, il personale può creare direttamente il task a partire da un template.

Inviare la richiesta a tutte le parti

La richiesta di firma può essere inviata via email o SMS internazionali. Se l'azienda collega il proprio sistema di notifica, può usare anche canali come WhatsApp per i promemoria.

Verificare l'identità e firmare online

Aprendo il link, il firmatario può completare la verifica tramite email, e-KYC o “智方便”, in base all'area geografica e ai requisiti del documento, e poi confermare il file online.

Monitorare lo stato e archiviare

Il personale può controllare l'avanzamento della firma e sollecitare chi non ha ancora risposto. Una volta completato, il file e le relative evidenze entrano nella gestione elettronica.

Adattare il percorso di firma alle condizioni operative reali

Frequenza dei contratti, area geografica dei partecipanti e sistema di partenza cambiano da un'attività all'altra. eSign.AI consente di combinare impostazioni diverse in base al contesto operativo.

Mantenere una versione coerente per i contratti ricorrenti

Gli amministratori possono gestire template condivisi e impostare campi di testo, data o scelta. Quando il personale richiama il modello, non deve ricreare ogni volta lo stesso contratto di locazione.

Verificare l'identità in base all'area geografica

Nelle locazioni cross-border, il firmatario può essere verificato tramite email o e-KYC. Per le attività a Hong Kong è possibile collegare anche “智方便” e servizi di verifica di terze parti come ZOLOZ.

Raggiungere rapidamente parti che firmano da sedi diverse

Il sistema può inviare notifiche via email o SMS internazionali e seguirne consegna e stato di firma. Se qualcuno non risponde, l'amministratore può inviare un sollecito.

Collegare la firma alla piattaforma già in uso

Le API aperte supportano upload dei documenti, richiamo dei template e avvio del processo. L'azienda può anche interrogare lo stato di firma e ricevere dati strutturati tramite Webhook.

Portare documenti completati ed evidenze in una gestione unificata

Contratti e accordi completati possono essere archiviati automaticamente, con ricerca per categoria e controllo dei permessi. Anche le evidenze generate durante la firma possono essere conservate.

Come i clienti del settore immobiliare e delle operazioni patrimoniali usano eSign.AI

I clienti esistenti hanno applicato la firma elettronica alla locazione di appartamenti, alla collaborazione alberghiera e alla gestione di parchi. Alcuni hanno iniziato da una firma online autonoma, altri hanno collegato il servizio alle proprie piattaforme interne.

一起住好房

一起住好房 ha integrato eSign.AI con il proprio sistema interno di gestione delle locazioni. Gli utenti inseriscono i dati dal client di locazione, il sistema genera un contratto standard per la visualizzazione e la firma online, poi archivia i dati correlati.

KBC IMMOBILIEN GMBH

KBC IMMOBILIEN GMBH offre servizi di intermediazione immobiliare a clienti in Germania e in Cina e usa eSign.AI per la firma dei documenti di locazione di appartamenti, sia per clienti locali sia cross-border.

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management ha introdotto la firma elettronica per accordi di servizio e contratti di franchising, così questi documenti vengono firmati online.

Hong Kong Cyberport Management Company Limited

Hong Kong Cyberport Management Company Limited usa eSign.AI per trattare i documenti di insediamento nel parco e per gestire la firma elettronica nelle richieste di fondi agevolativi.

Quali informazioni preparare prima di confrontarsi sulla soluzione

Se chiarisci dove nasce la firma, chi partecipa e da quale sistema parte il documento, il confronto su verifica dell'identità e gestione post-firma diventa più concreto.

Definire area geografica e firmatari

Indica i Paesi o le aree in cui si svolge l'attività e verifica se proprietari, conduttori o partner devono firmare anche da altri mercati.

Elencare i documenti e l'ordine di firma

Distingui tra contratto di locazione, accordo di servizio e documenti di insediamento, poi conferma quali parti devono firmare e in quale sequenza.

Confermare il sistema da cui parte il processo

Verifica se il contratto nasce dalla piattaforma di locazione o dal sistema operativo e se lo stato di firma deve tornare al sistema di origine.

Stabilire notifiche e requisiti di conservazione

Scegli i canali di notifica più adatti ai partecipanti e definisci come archiviare i file completati e le evidenze di firma.

Domande frequenti sulla firma elettronica nel real estate

Durante la valutazione di una soluzione per la firma nei processi di locazione, i team business, legali e IT di solito vogliono chiarire validità giuridica, integrazione di sistema e gestione dei documenti completati.

Per le attività rilevanti in Cina, eSign.AI segue rigorosamente la Electronic Signature Law e le relative interpretazioni giudiziarie, e fornisce una catena completa delle evidenze. Nei casi cross-border, il modo corretto di applicazione va valutato in base all'area di firma, al tipo di documento e ai requisiti specifici.

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