Guides de solution

Guide de solution de signature électronique pour la location immobilière et les opérations d’actifs

Lorsque les opérations de location ou d’exploitation d’actifs s’étendent à plusieurs villes ou pays, les rendez-vous physiques, les envois postaux et les archives papier ralentissent la circulation des contrats. eSign.AI relie la génération des documents, la vérification d’identité et la signature en ligne aux processus métier existants afin que les différentes parties puissent signer à distance et conserver les éléments de preuve.

eSign.AI Solution Team7 min de lecture

Comment faire circuler un contrat lorsque les signataires sont à distance ?

Les opérations de location immobilière et d’exploitation d’actifs réunissent souvent plusieurs parties situées dans des villes ou pays différents. Lorsque la signature repose sur des rendez-vous ou des envois postaux, l’entreprise doit aussi gérer les versions, vérifier l’identité des signataires et archiver les contrats avec leurs éléments de preuve.

Quels documents immobiliers peuvent être signés en ligne ?

eSign.AI intervient dans les opérations où les participants sont dispersés et où des documents similaires doivent être préparés et envoyés régulièrement.

Dans la gestion locative et l’intermédiation, propriétaires, intermédiaires et locataires peuvent vérifier leur identité en ligne, puis signer des documents de prestation ou des avenants.

Les résidences locatives de longue durée et les acteurs de l’immobilier commercial peuvent générer et faire signer des baux en ligne à des clients locaux ou transfrontaliers.

Les équipes chargées des services immobiliers ou de l’exploitation d’espaces peuvent traiter en ligne leurs contrats de services, puis centraliser les documents finalisés.

Les groupes hôteliers peuvent signer en ligne des conventions d’occupation, des contrats de services ou des contrats de franchise. Les exploitants de parcs peuvent également traiter les documents d’admission et les dossiers de demande de subvention.

Du contrat standardisé à l’archivage : comment se déroule la signature ?

eSign.AI peut prendre en charge la signature en ligne directement ou s’intégrer à un portail de location ou à une plateforme d’exploitation, sans interrompre le parcours métier existant.

Préparer le contrat standardisé

L’administrateur gère les modèles de baux ou de contrats de services, puis définit les parties et les emplacements de signature selon le processus métier.

Lancer la demande depuis le point d’entrée métier

Après la saisie des informations dans l’interface de location, le système métier peut appeler eSign.AI pour générer le contrat et lancer la signature. Un collaborateur peut aussi créer directement une demande à partir d’un modèle.

Transmettre la demande aux différentes parties

La demande de signature peut être envoyée par e-mail ou SMS international. Si l’entreprise utilise son propre système de notification, elle peut également transmettre des rappels par des canaux tels que WhatsApp.

Vérifier l’identité et signer en ligne

Après avoir ouvert le lien, le signataire peut utiliser la vérification par e-mail, l’e-KYC ou l’authentification « 智方便 », selon la région concernée et les exigences du document. Il peut ensuite confirmer et signer le fichier en ligne.

Suivre l’avancement et archiver les documents

Les équipes consultent le statut de signature et relancent les personnes qui n’ont pas encore répondu. Les documents finalisés et les éléments de preuve sont ensuite gérés sous forme électronique.

Adapter le parcours aux conditions réelles de l’exploitation

La fréquence des contrats, la localisation des parties et le point d’entrée métier déterminent la manière de préparer, d’envoyer et de conserver les documents avec eSign.AI.

Conserver une version cohérente pour les contrats récurrents

Les administrateurs peuvent gérer des modèles partagés comportant des champs de texte, de date ou de sélection. Les équipes réutilisent ensuite ces modèles sans reconstruire chaque bail de même nature.

Vérifier les signataires selon la région

Pour une location transfrontalière, l’entreprise peut associer la vérification par e-mail à l’e-KYC. Les activités à Hong Kong peuvent aussi utiliser « 智方便 », tandis que des services d’authentification tiers tels que ZOLOZ sont pris en charge.

Remettre les demandes aux participants à distance

Le système envoie les demandes par e-mail ou SMS international et suit leur remise ainsi que leur statut de signature. Les administrateurs peuvent relancer les personnes sans réponse.

Relier la signature à la plateforme existante

Les API ouvertes prennent en charge le chargement de fichiers, l’appel de modèles et le lancement des processus. L’entreprise peut consulter les statuts et recevoir des données structurées par Webhook.

Centraliser les documents après signature

Les contrats et accords finalisés peuvent être archivés automatiquement, classés et recherchés. Des contrôles d’accès peuvent être appliqués, tandis que les éléments de preuve du processus de signature sont conservés avec les documents.

Comment des acteurs de l’immobilier et de l’exploitation utilisent eSign.AI

Des clients utilisent la signature électronique pour la location d’appartements, les relations contractuelles dans l’hôtellerie ou les opérations de parcs. Certains signent directement en ligne, tandis que d’autres intègrent eSign.AI à leur plateforme interne.

一起住好房

一起住好房 a intégré eSign.AI à son système interne de gestion locative. L’utilisateur saisit ses informations depuis l’interface de location, puis le système génère un contrat standard à consulter et à signer en ligne. Les données associées sont ensuite archivées.

KBC IMMOBILIEN GMBH

KBC IMMOBILIEN GMBH fournit des services d’intermédiation immobilière à des clients en Allemagne et en Chine. L’entreprise utilise eSign.AI pour faire signer en ligne des documents de location d’appartements à des clients locaux ou transfrontaliers.

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management a introduit la signature électronique dans ses contrats de services et de franchise afin que les parties puissent les signer en ligne.

Hong Kong Cyberport Management Company Limited

Hong Kong Cyberport Management Company Limited utilise eSign.AI pour traiter les documents d’admission au parc et gérer les signatures électroniques liées aux demandes de subvention.

Préparer les informations utiles avant d’examiner votre parcours

En précisant le lieu de l’opération, les participants et le système depuis lequel part le contrat, vos équipes peuvent discuter plus concrètement des méthodes de vérification et de la gestion après signature.

Identifier les régions et les signataires

Listez les pays ou régions concernés, puis indiquez si les propriétaires, locataires ou partenaires doivent signer depuis l’étranger.

Distinguer les documents et l’ordre de signature

Séparez les baux, les contrats de services et les documents d’admission. Pour chaque catégorie, précisez les parties concernées et leur ordre de signature.

Définir le point d’entrée métier

Indiquez si le contrat part d’une plateforme de location ou d’un système d’exploitation. Précisez également si le statut de signature doit être renvoyé vers ce système.

Préciser les notifications et la conservation

Choisissez les canaux de notification adaptés aux participants. Définissez ensuite le mode d’archivage des documents finalisés et les éléments de preuve à conserver.

Questions fréquentes sur la signature électronique dans l’immobilier

Les équipes métier, juridiques et IT peuvent ainsi préciser les conditions juridiques, les modalités d’intégration et la gestion des documents finalisés avant de choisir leur parcours.

Pour les activités concernées en Chine, eSign.AI respecte strictement la loi chinoise sur la signature électronique et les interprétations judiciaires associées, et fournit une chaîne complète d’éléments de preuve. Pour une opération transfrontalière, il convient d’évaluer le mode de signature selon la région de conclusion, le type de document et les exigences applicables.

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