Panduan Solusi

Panduan Solusi Tanda Tangan Elektronik untuk Sewa Properti dan Operasi Aset

Saat bisnis penyewaan dan operasi aset berlangsung lintas kota atau negara, pertemuan tatap muka, pengiriman dokumen, dan arsip kertas dapat memperlambat peredaran kontrak. eSign.AI menghubungkan pembuatan kontrak, verifikasi identitas, dan penandatanganan online dengan proses bisnis yang sudah ada agar para pihak dapat menandatangani dari jarak jauh serta menyimpan informasi bukti.

eSign.AI Solution Team7 menit baca

Bagaimana kontrak tetap berjalan lancar saat para pihak berada di lokasi berbeda?

Penyewaan properti dan operasi aset sering melibatkan beberapa pihak yang menandatangani dari lokasi berbeda. Jika proses masih bergantung pada pertemuan tatap muka atau pengiriman dokumen, perusahaan memerlukan lebih banyak upaya untuk mengedarkan dan mengelola kontrak. Perusahaan juga perlu menjaga konsistensi versi, mengonfirmasi identitas penanda tangan, serta mengarsipkan dokumen dan informasi bukti setelah penandatanganan.

Dokumen properti apa yang dapat ditandatangani secara online?

Dari transaksi sewa hingga operasi aset berkelanjutan, eSign.AI dapat menangani proses yang melibatkan pihak di berbagai lokasi dan dokumen yang perlu dikirim berulang kali untuk ditandatangani.

Dalam pengelolaan properti dan layanan perantara, pemilik, perantara, dan penyewa dapat menjalani verifikasi identitas secara online. Mereka kemudian dapat menandatangani dokumen layanan perantara atau perjanjian tambahan.

Operator apartemen sewa jangka panjang dan properti komersial dapat membuat serta menandatangani kontrak sewa secara online, termasuk untuk pelanggan lokal maupun lintas negara.

Tim pengelola properti dan ruang dapat menangani perjanjian layanan properti atau ruang secara online, lalu menyimpan dokumen yang telah selesai dalam pengelolaan terpusat.

Operator hotel dapat menandatangani perjanjian hunian, perjanjian layanan, atau kontrak waralaba secara online. Pengelola kawasan juga dapat menangani dokumen masuk kawasan dan pengajuan dana subsidi.

Bagaimana proses berjalan dari kontrak standar hingga pengarsipan?

eSign.AI dapat digunakan sebagai layanan penandatanganan online mandiri atau diintegrasikan ke aplikasi penyewaan dan platform operasi. Dengan demikian, penandatanganan tetap mengikuti jalur bisnis yang telah digunakan perusahaan.

Siapkan kontrak standar

Administrator memelihara templat kontrak sewa atau perjanjian layanan secara terpusat, lalu menetapkan posisi tanda tangan dan pihak yang perlu berpartisipasi.

Mulai dari kanal bisnis yang sudah digunakan

Setelah pengguna mengisi informasi di aplikasi penyewaan, sistem bisnis dapat memanggil eSign.AI untuk membuat kontrak dan memulai penandatanganan. Staf juga dapat memilih templat secara langsung untuk membuat tugas.

Kirim permintaan kepada setiap pihak

Permintaan penandatanganan dapat dikirim melalui email atau SMS internasional. Jika perusahaan menghubungkan sistem notifikasinya sendiri, pengingat juga dapat dikirim melalui kanal seperti WhatsApp.

Verifikasi identitas dan tanda tangani secara online

Setelah membuka tautan, penanda tangan dapat menjalani verifikasi email, e-KYC, atau autentikasi iAM Smart sesuai wilayah bisnis dan persyaratan dokumen. Setelah itu, mereka dapat mengonfirmasi dan menandatangani dokumen secara online.

Pantau status dan arsipkan dokumen

Tim bisnis dapat memeriksa progres penandatanganan dan mengirim pengingat kepada pihak yang belum merespons. Dokumen selesai serta informasi bukti kemudian dikelola secara elektronik.

Sesuaikan alur penandatanganan dengan kondisi operasional

Frekuensi kontrak, lokasi para pihak, dan sistem asal dapat berbeda untuk setiap bisnis. eSign.AI memungkinkan perusahaan memilih cara penanganan yang sesuai dengan alur tersebut.

Jaga konsistensi kontrak berulang

Administrator dapat memelihara templat bersama dan menetapkan kolom teks, tanggal, atau pilihan. Tim bisnis kemudian menggunakan kembali templat tersebut tanpa menyusun ulang kontrak sewa sejenis.

Verifikasi penanda tangan berdasarkan wilayah

Dalam penyewaan lintas negara, perusahaan dapat menggunakan verifikasi email atau e-KYC untuk memverifikasi penanda tangan. Bisnis di Hong Kong juga dapat menghubungkan iAM Smart, dengan dukungan layanan autentikasi pihak ketiga seperti ZOLOZ.

Sampaikan tugas kepada pihak di lokasi berbeda

Sistem dapat mengirim email atau SMS internasional serta melacak status pengiriman dan penandatanganan. Administrator juga dapat mengirim pengingat kembali kepada pihak yang belum merespons.

Hubungkan penandatanganan dengan platform yang ada

API terbuka mendukung pengunggahan dokumen, pemanggilan templat, dan pemulaan proses. Perusahaan juga dapat memeriksa status penandatanganan serta menerima data terstruktur melalui Webhook.

Kelola dokumen setelah penandatanganan

Kontrak dan perjanjian yang telah selesai dapat diarsipkan secara otomatis. Tim dapat mencarinya berdasarkan kategori, menerapkan kontrol akses, dan menyimpan informasi bukti dari proses penandatanganan.

Cara pelanggan menerapkan eSign.AI pada properti dan operasi aset

Pelanggan telah menggunakan tanda tangan elektronik untuk penyewaan apartemen, kerja sama hotel, dan operasi kawasan. Sebagian mengintegrasikan eSign.AI ke platform internal, sementara yang lain memindahkan dokumen tertentu ke proses penandatanganan online.

一起住好房

一起住好房 mengintegrasikan eSign.AI dengan sistem manajemen penyewaan properti internal. Pengguna mengisi informasi melalui aplikasi penyewaan, lalu sistem membuat kontrak standar untuk dilihat dan ditandatangani secara online. Data terkait kemudian disimpan.

KBC IMMOBILIEN GMBH

KBC IMMOBILIEN GMBH menyediakan layanan perantara properti bagi pelanggan di Jerman dan Tiongkok. Perusahaan menggunakan eSign.AI untuk menandatangani dokumen penyewaan apartemen secara online, baik untuk pelanggan lokal maupun lintas negara.

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management menerapkan tanda tangan elektronik pada perjanjian layanan dan kontrak waralaba sehingga dokumen tersebut dapat diselesaikan secara online.

Hong Kong Cyberport Management Company Limited

Hong Kong Cyberport Management Company Limited menggunakan eSign.AI untuk menangani dokumen masuk kawasan dan mengelola penandatanganan elektronik dalam proses pengajuan dana subsidi.

Siapkan konteks bisnis sebelum membahas solusi

Dengan mengetahui lokasi penandatanganan, pihak yang berpartisipasi, dan sistem asal dokumen, tim Anda dapat membahas metode verifikasi identitas serta kebutuhan pengelolaan dokumen secara lebih spesifik.

Catat wilayah bisnis dan pihak yang menandatangani

Identifikasi negara atau wilayah operasi, lalu tentukan apakah pemilik, penyewa, atau mitra perlu menandatangani lintas negara.

Pisahkan jenis dokumen dan urutan penandatanganan

Bedakan kontrak sewa, perjanjian layanan, dan dokumen masuk kawasan. Untuk setiap jenis dokumen, tentukan pihak yang terlibat dan urutan mereka menandatangani.

Tentukan sistem yang memulai proses

Konfirmasikan apakah kontrak dimulai dari platform penyewaan atau sistem operasi. Tentukan juga apakah status penandatanganan perlu dikirim kembali ke sistem tersebut.

Tetapkan kanal notifikasi dan kebutuhan penyimpanan

Pilih kanal notifikasi yang sesuai dengan kebiasaan para pihak. Selanjutnya, tentukan cara pengarsipan dokumen selesai dan kebutuhan penyimpanan informasi bukti.

Pertanyaan umum tentang tanda tangan elektronik untuk properti

Tim bisnis, legal, dan TI biasanya perlu mengonfirmasi penerapan hukum, integrasi sistem, dan pengelolaan dokumen sebelum menentukan alur penandatanganan.

Untuk bisnis terkait di Tiongkok, eSign.AI mematuhi secara ketat Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik dan interpretasi yudisial terkait serta menyediakan rantai bukti yang lengkap. Untuk bisnis lintas negara, penerapannya perlu dinilai berdasarkan wilayah penandatanganan, jenis dokumen, dan persyaratan khusus.

Tim mendiskusikan pendekatan tanda tangan elektronik yang tepat untuk bisnis

Temukan pendekatan tanda tangan elektronik yang tepat untuk bisnis Anda

Bicarakan dengan tim kami tentang kebutuhan tanda tangan elektronik, pertimbangan kepatuhan, dan alur kerja dokumen di pasar target Anda.

Hubungi kami

Lanjut membaca