Leitfaden für eSignatur-Lösungen für Immobilienvermietung und Asset Operations

Wie bleiben Verträge bei mehreren Standorten im Fluss?

Bei Immobilienvermietung und Asset Operations unterzeichnen häufig mehrere Parteien an unterschiedlichen Standorten. Persönliche Termine und Versandwege verursachen zusätzlichen Aufwand, während Unternehmen zugleich einheitliche Vertragsversionen, die Identität der Unterzeichnenden und die Ablage abgeschlossener Dokumente samt Nachweisdaten organisieren müssen.

Welche Immobilienunterlagen lassen sich online unterzeichnen?

eSign.AI fügt sich in wiederkehrende Vertragsvorgänge ein, bei denen Beteiligte räumlich verteilt sind oder Dokumente regelmäßig neu erstellt werden.

In der Immobilienverwaltung und -vermittlung können Vermieter, Vermittler und Mieter ihre Identität online prüfen lassen und Vermittlungsunterlagen oder Nachträge unterzeichnen.

Anbieter von Langzeitwohnungen und Gewerbeflächen können Mietverträge online erstellen und unterzeichnen lassen. So können lokale und grenzüberschreitende Kunden den Vorgang aus der Ferne abschließen.

Teams für Immobilien- und Flächenbetrieb können Immobilienservice- und Flächennutzungsverträge online bearbeiten und die abgeschlossenen Dokumente zentral verwalten.

Hotelbetreiber können Onboarding-, Service- oder Franchiseverträge online unterzeichnen. Betreiber von Gewerbe- oder Technologieparks können zudem Onboarding- und Förderantragsunterlagen bearbeiten.

Vom Standardvertrag bis zur Ablage: Wie läuft die Unterzeichnung ab?

eSign.AI kann den Online-Signaturprozess eigenständig abbilden oder in einen Vermietungs-Client beziehungsweise eine Betriebsplattform eingebettet werden. Die Unterzeichnung bleibt dadurch Teil des bestehenden Geschäftsablaufs.

Standardverträge vorbereiten

Administratoren pflegen Vorlagen für Mietverträge oder Servicevereinbarungen zentral und legen Signaturpositionen sowie beteiligte Parteien entsprechend dem Geschäftsprozess fest.

Den Vorgang am gewohnten Einstiegspunkt starten

Nachdem Nutzer ihre Angaben im Vermietungs-Client erfasst haben, kann das Geschäftssystem eSign.AI zur Vertragserstellung und zum Start der Unterzeichnung aufrufen. Mitarbeitende können einen Vorgang alternativ direkt aus einer Vorlage anlegen.

Alle Beteiligten benachrichtigen

Signaturanfragen können per E-Mail oder internationaler SMS zugestellt werden. Ist ein eigenes Benachrichtigungssystem angebunden, lassen sich Erinnerungen auch über Kanäle wie WhatsApp versenden.

Identität prüfen und online unterzeichnen

Nach dem Öffnen des Links können Unterzeichnende je nach Region und Dokumentanforderung eine E-Mail-Verifizierung, e-KYC oder iAM Smart durchlaufen und das Dokument anschließend online bestätigen.

Status verfolgen und Unterlagen ablegen

Mitarbeitende können den Signaturfortschritt prüfen und nicht reagierende Beteiligte erneut erinnern. Abgeschlossene Dokumente und zugehörige Nachweisdaten werden danach elektronisch verwaltet.

Den Signaturprozess an die Betriebsbedingungen anpassen

Vertragsfrequenz, Region der Beteiligten und vorhandene Systemzugänge bestimmen, wie ein Signaturvorgang ausgestaltet wird. eSign.AI unterstützt passende Abläufe für diese unterschiedlichen Anforderungen.

Einheitliche Versionen für wiederkehrende Verträge

Administratoren können gemeinsam nutzbare Vorlagen mit Text-, Datums- und Auswahlfeldern pflegen. Mitarbeitende rufen die passende Vorlage auf, ohne gleichartige Mietverträge jedes Mal neu aufzubauen.

Identitätsprüfung passend zur Region

Bei grenzüberschreitenden Vermietungen können Unterzeichnende per E-Mail-Verifizierung oder e-KYC geprüft werden. Für Vorgänge in Hongkong steht auch iAM Smart zur Verfügung; externe Dienste wie ZOLOZ werden ebenfalls unterstützt.

Signaturanfragen an verteilte Beteiligte zustellen

Das System kann Benachrichtigungen per E-Mail oder internationaler SMS senden und deren Zustellung sowie den Signaturstatus verfolgen. Administratoren können nicht reagierende Personen erneut erinnern.

Unterzeichnungen in bestehende Plattformen einbinden

Über offene API-Schnittstellen lassen sich Dateien hochladen, Vorlagen aufrufen und Signaturvorgänge starten. Unternehmen können den Status abfragen und strukturierte Daten per Webhook empfangen.

Abgeschlossene Dokumente zentral verwalten

Unterzeichnete Verträge und Vereinbarungen können automatisch archiviert, kategorisiert und durchsucht werden. Berechtigungen regeln den Zugriff; Nachweisdaten aus dem Signaturprozess lassen sich gemeinsam mit den Dokumenten speichern.

So setzen Kunden eSign.AI in Vermietung und Asset Operations ein

Kunden nutzen elektronische Signaturen für Wohnungsvermietung, Hotelkooperationen und den Betrieb von Technologieparks. Je nach Prozess erfolgt die Unterzeichnung eigenständig online oder innerhalb einer internen Plattform.

一起住好房

一起住好房 hat eSign.AI in das interne Immobilienvermietungssystem integriert. Nutzer erfassen ihre Angaben im Vermietungs-Client, woraufhin das System einen Standardvertrag zur Online-Prüfung und Unterzeichnung erstellt. Die zugehörigen Daten werden anschließend gespeichert.

KBC IMMOBILIEN GMBH

KBC IMMOBILIEN GMBH bietet Immobilienvermittlung für Kunden in Deutschland und China an. Das Unternehmen nutzt eSign.AI für Unterlagen zur Wohnungsvermietung und ermöglicht lokalen sowie grenzüberschreitenden Kunden die Online-Unterzeichnung.

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management

Saudi Intelligent Oasis Hotel Management setzt elektronische Signaturen für Service- und Franchiseverträge ein und lässt die betreffenden Dokumente online unterzeichnen.

Hong Kong Cyberport Management Company Limited

Hong Kong Cyberport Management Company Limited bearbeitet mit eSign.AI Onboarding-Unterlagen für den Park und verwaltet elektronische Signaturen im Rahmen von Förderanträgen.

Diese Angaben erleichtern das Gespräch über Ihren Signaturprozess

Wenn feststeht, wo der Vertragsabschluss stattfindet, wer beteiligt ist und aus welchem System der Vorgang startet, lassen sich Identitätsprüfung, Benachrichtigung und Ablage konkreter besprechen.

Regionen und Unterzeichnende bestimmen

Halten Sie fest, in welchen Ländern oder Regionen der Prozess stattfindet. Prüfen Sie außerdem, ob Vermieter, Mieter oder Geschäftspartner grenzüberschreitend unterzeichnen.

Dokumentarten und Signaturreihenfolge festlegen

Unterscheiden Sie zwischen Mietverträgen, Servicevereinbarungen und Onboarding-Unterlagen. Legen Sie für jede Dokumentart fest, welche Parteien in welcher Reihenfolge unterzeichnen.

Den vorhandenen Systemzugang klären

Bestimmen Sie, ob Verträge aus einer Vermietungsplattform oder einem Betriebssystem gestartet werden. Klären Sie auch, ob der Signaturstatus an dieses System zurückgegeben werden soll.

Benachrichtigung und Aufbewahrung abstimmen

Wählen Sie Benachrichtigungskanäle, die zu den beteiligten Parteien passen. Definieren Sie anschließend, wie abgeschlossene Dokumente archiviert und Nachweisdaten gespeichert werden sollen.

Häufige Fragen zu elektronischen Signaturen in der Immobilienwirtschaft

Bei der Bewertung eines Signaturprozesses prüfen Geschäfts-, Rechts- und IT-Teams häufig die rechtliche Einordnung, die Systemanbindung und die Verwaltung abgeschlossener Dokumente.

Für entsprechende Geschäftsvorgänge in China hält eSign.AI das Gesetz über elektronische Signaturen und die einschlägigen justiziellen Auslegungen ein und stellt eine vollständige Beweiskette bereit. Bei grenzüberschreitenden Vorgängen sollte die Anwendbarkeit anhand der jeweiligen Region, Dokumentart und konkreten Anforderungen geprüft werden.

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