Accords de confidentialité signés en ligne : ChuanYu Interactive lance ses projets à l'étranger plus rapidement

Présentation de l’entreprise

ChuanYu Interactive (Wuhan) Information Technology Co., Ltd. propose des solutions intégrées aux entreprises qui s’internationalisent. La société dispose de sites à Singapour, Pékin, Wuhan et Chongqing et intervient en localisation, traduction, veille d’opinion mondiale ainsi qu’en traduction pour le divertissement et le jeu vidéo.

Ses clients sont des entreprises chinoises qui se développent sur les marchés étrangers, et la prestation implique souvent de travailler avec des particuliers et des partenaires à l’étranger. L’association d’un client entreprise en Chine, d’une contrepartie à l’étranger et d’une obligation de confidentialité entre eux au sein d’un même projet fait de cette société une référence pour les prestataires dont la coopération dépend de la signature des clauses de confidentialité avant le début des travaux.

Défis métier

1. Les accords de confidentialité devaient être signés avec des particuliers à l’étranger

ChuanYu Interactive signe des accords de confidentialité avec des entreprises en Chine et des particuliers à l’étranger pour la promotion d’opérations localisées, la traduction et d’autres coopérations de service. Cet accord est ce qui permet de partager des éléments commerciaux sensibles : il se situe donc au tout début de la mission, et non en son milieu.

Lorsque l’accord dépend de l’impression et de l’envoi postal pour atteindre un particulier à l’étranger, le travail ne peut pas commencer avant l’arrivée physique du document. Pour des services souvent organisés par projet, ce délai se répète à chaque nouvelle mission.

2. Les signataires étaient des particuliers et des entreprises de pays différents

Les accords de la société sont signés avec des entreprises comme avec des particuliers, et ces signataires se trouvent dans différents pays. Un signataire entreprise peut disposer d’un processus établi, tandis qu’un particulier s’attend à finaliser l’accord depuis un téléphone ou un ordinateur portable sans disposition particulière.

Satisfaire ces deux attentes sur papier est difficile. La société doit gérer en même temps les conventions de signature des entreprises et la commodité des particuliers, et toute inadéquation se traduit par un accord bloqué au démarrage du projet.

3. Les sites travaillaient sur plusieurs marchés

Avec des sites à Singapour, Pékin, Wuhan et Chongqing, la société opère sur des marchés aux horaires de travail et aux habitudes contractuelles différents. Si chaque site gère localement les accords de confidentialité, la société se retrouve avec plusieurs versions du même processus.

Pour une entreprise qui vend des solutions intégrées à l’international, cette incohérence pose un double problème : elle ralentit ses propres opérations et s’accorde mal avec une offre qui met en avant une coopération transfrontalière fluide.

Solution et résultats

1. Accords de confidentialité signés en ligne avant le début des travaux

Avec eSign.AI, ChuanYu Interactive signe en ligne les accords de confidentialité avec les entreprises en Chine et les particuliers à l’étranger. L’accord peut être initié et envoyé directement au signataire, de sorte que l’étape de confidentialité s’achève sans attendre le courrier international.

L’accord de confidentialité conditionnant le démarrage de la mission, son passage en ligne avance le moment où le travail peut commencer. Pour une activité de service organisée par projet, c’est une réduction directe du délai avant démarrage.

2. Un processus de signature pour les entreprises et les particuliers

La société signe avec les entreprises comme avec les particuliers via le même processus électronique. L’étape de signature étant uniforme, ChuanYu Interactive n’a pas à maintenir une procédure pour les entreprises et une procédure distincte pour les particuliers pour un même type de document.

Cela compte pour un prestataire de localisation et de traduction, où une même mission peut associer un client entreprise d’un côté et des particuliers contribuant au travail ou aux contenus de l’autre.

3. Un processus cohérent sur l’ensemble des sites et des marchés

Les sites de Singapour, Pékin, Wuhan et Chongqing utilisent le même processus électronique pour les accords de confidentialité. Un processus cohérent sur l’ensemble des marchés signifie que la société gère une seule manière de préparer, d’envoyer et d’archiver ces accords, au lieu de réconcilier plusieurs variantes locales.

Pour une entreprise dont la proposition est d’aider ses clients à opérer sans heurt au-delà des frontières, faire tourner ses propres contrats sur un processus unifié est cohérent avec ce qu’elle vend.

Impact de l’application

ChuanYu Interactive a transféré en ligne la signature des accords de confidentialité, de sorte que les accords avec les entreprises en Chine et les particuliers à l’étranger peuvent être conclus sans courrier international.

Les collaborateurs et partenaires des sites de Singapour, Pékin, Wuhan et Chongqing utilisent un processus électronique cohérent, que le signataire soit une entreprise ou un particulier.

Pour un prestataire de services à l’international, le résultat est un chemin plus court entre la mission et le démarrage des travaux : les clauses de confidentialité sont signées en ligne, un seul processus couvre les deux types de signataires, et la pratique contractuelle de la société reflète le service transfrontalier qu’elle fournit.