Acordos de confidencialidade assinados online: a ChuanYu Interactive arranca mais depressa com projetos no estrangeiro

Introdução da empresa

A ChuanYu Interactive (Wuhan) Information Technology Co., Ltd. oferece soluções integradas a empresas que se internacionalizam. A empresa tem delegações em Singapura, Pequim, Wuhan e Chongqing e presta serviços de localização, tradução, monitorização de opinião pública global e tradução para entretenimento e videojogos.

Os seus clientes são empresas nacionais que se expandem para mercados estrangeiros, e a prestação envolve frequentemente trabalhar com particulares e parceiros no estrangeiro. A conjugação de um cliente empresarial nacional, de uma contraparte no estrangeiro e de uma obrigação de confidencialidade entre ambos no mesmo projeto faz desta empresa uma referência para prestadores cuja cooperação depende de assinar as cláusulas de confidencialidade antes de começar o trabalho.

Desafios de negócio

1. Os acordos de confidencialidade tinham de ser assinados com particulares no estrangeiro

A ChuanYu Interactive assina acordos de confidencialidade com empresas nacionais e particulares no estrangeiro para promoção de operações localizadas, tradução e outras cooperações de serviço. É este acordo que permite partilhar material comercialmente sensível, pelo que se situa logo no início do trabalho, e não a meio.

Quando o acordo depende da impressão e do envio postal para chegar a um particular no estrangeiro, o trabalho não pode começar antes de o documento chegar fisicamente. Para serviços habitualmente organizados por projeto, esse atraso repete-se em cada novo encargo.

2. Os signatários eram particulares e empresas de países diferentes

Os acordos da empresa são assinados tanto com empresas como com particulares, e esses signatários encontram-se em países diferentes. Um signatário empresarial pode ter um processo estabelecido, enquanto um particular espera concluir o acordo a partir do telefone ou do portátil sem preparativos especiais.

Satisfazer ambas as expectativas em papel é difícil. A empresa tem de gerir ao mesmo tempo as convenções de assinatura empresariais e a conveniência individual, e qualquer desalinhamento traduz-se num acordo parado no início do projeto.

3. As delegações trabalhavam em vários mercados

Com delegações em Singapura, Pequim, Wuhan e Chongqing, a empresa opera em mercados com horários de trabalho e hábitos contratuais diferentes. Se cada delegação tratar localmente os acordos de confidencialidade, a empresa acaba com várias versões do mesmo processo.

Para um negócio que vende soluções integradas para o estrangeiro, essa inconsistência é duplamente problemática: atrasa as suas próprias operações e encaixa mal numa oferta que destaca a cooperação transfronteiriça sem atritos.

Solução e resultados

1. Acordos de confidencialidade assinados online antes de começar o trabalho

Com o eSign.AI, a ChuanYu Interactive assina online os acordos de confidencialidade com empresas nacionais e particulares no estrangeiro. O acordo pode ser iniciado e enviado diretamente ao signatário, pelo que o passo de confidencialidade fica concluído sem esperar pelo correio internacional.

Como o acordo de confidencialidade condiciona o início do trabalho, passá-lo para online antecipa o momento em que o trabalho pode começar. Para um negócio de serviços por projeto, isso é uma redução direta do tempo até ao arranque.

2. Um único processo de assinatura para empresas e particulares

A empresa assina com empresas e particulares através do mesmo processo eletrónico. Sendo o passo de assinatura uniforme, a ChuanYu Interactive não tem de manter um procedimento empresarial e outro separado para particulares no mesmo tipo de documento.

Isto é importante para um prestador de localização e tradução, onde um mesmo encargo pode incluir um cliente empresarial de um lado e particulares que contribuem com trabalho ou materiais do outro.

3. Processo coerente em todas as delegações e mercados

As delegações de Singapura, Pequim, Wuhan e Chongqing utilizam o mesmo processo eletrónico de assinatura para os acordos de confidencialidade. Um processo coerente em todos os mercados significa que a empresa gere uma única forma de preparar, enviar e arquivar estes acordos, em vez de conciliar várias variantes locais.

Para um negócio cuja proposta é ajudar os clientes a operar sem fricção além-fronteiras, fazer correr os seus próprios contratos num processo unificado é coerente com o que vende.

Impacto da aplicação

A ChuanYu Interactive transferiu para online a assinatura de acordos de confidencialidade, pelo que os acordos com empresas nacionais e particulares no estrangeiro podem ser concluídos sem correio internacional.

Os colaboradores e parceiros das delegações de Singapura, Pequim, Wuhan e Chongqing utilizam um processo eletrónico coerente, seja o signatário uma entidade empresarial ou um particular.

Para um prestador de serviços no estrangeiro, o resultado é um caminho mais curto do encargo ao início do trabalho: as cláusulas de confidencialidade são assinadas online, um único processo cobre os dois tipos de signatário, e a prática contratual da empresa reflete o serviço transfronteiriço que presta.