Penandatanganan yang patuh di Hong Kong: Goldlion membangun siklus tertutup untuk perjanjian pengadaan

Profil perusahaan

Goldlion didirikan di Hong Kong dan merupakan salah satu merek ritel pakaian awal yang membawa budaya busana formal pria ke pasar Tiongkok daratan. Bisnisnya berfokus pada pakaian pria, produk apparel, dan operasi komersial terkait.

Dalam operasi lintas Hong Kong dan Tiongkok daratan, Goldlion perlu memproses penawaran, perjanjian pengadaan, dan dokumen bisnis lain. Perusahaan juga berencana memperluas penandatanganan ke dokumen Offer to Lease, faktur, dan jenis file lain.

Tantangan bisnis

1. Dokumen bisnis Hong Kong dan Tiongkok daratan membutuhkan penandatanganan yang patuh

Pada fase pertama, Goldlion terutama menerapkan tanda tangan online untuk penawaran dan perjanjian pengadaan. Dokumen ini membutuhkan keabsahan hukum, penyimpanan dokumen, dan konsistensi proses di kedua pasar.

2. Sistem internal dan alur tanda tangan perlu dikelola secara terpadu

Goldlion ingin menghubungkan sistem internal melalui API agar alur bisnis dapat dikelola secara terpadu. Jika dokumen tersebar di berbagai alat, pengguna harus berpindah sistem dan menyinkronkan status secara manual.

3. Kolaborasi multi-departemen membutuhkan kontrol izin dan isolasi data

Skenario penandatanganan melibatkan pengadaan, keuangan, dan tim terkait sewa di masa depan. Setiap departemen memiliki jenis dokumen, lingkup data, dan izin operasi yang berbeda, sehingga dibutuhkan batas izin dan isolasi data yang jelas.

Solusi dan hasil

1. Memindahkan penandatanganan ke online untuk mendukung kepatuhan di dua pasar

Goldlion mengadopsi solusi tanda tangan elektronik eSign.AI untuk penawaran dan perjanjian pengadaan. Pemasok dan pihak eksternal lain dapat menandatangani secara online, sementara pengguna internal memproses konfirmasi dokumen dalam alur yang sama.

2. Menghubungkan sistem bisnis internal melalui Open API

Model SaaS + Open API menghubungkan sistem internal Goldlion. Dokumen dapat dimulai dari sistem internal lalu bergerak melalui notifikasi, penandatanganan, dan pengarsipan untuk membentuk siklus bisnis yang lebih berkesinambungan.

3. Mendukung pengelolaan multi-departemen dengan pelacakan proses dan kontrol izin

Alur kerja mencakup inisiasi, notifikasi, penandatanganan pemasok, dan arsip, sehingga tim dapat melacak status dokumen dengan lebih jelas. Kontrol izin membantu pengadaan, keuangan, dan tim terkait bekerja di platform yang sama dengan risiko pencampuran data yang lebih rendah.

Dampak penerapan

Goldlion memindahkan penandatanganan penawaran, perjanjian pengadaan, dan dokumen terkait ke online, sehingga kebutuhan kepatuhan antara Hong Kong dan Tiongkok daratan dapat didukung dengan lebih baik.

Dengan integrasi SaaS + Open API, dokumen bisnis kini mengikuti proses terpadu dari inisiasi dan notifikasi hingga tanda tangan dan arsip, mengurangi sirkulasi manual serta konfirmasi berulang.

Kontrol izin membantu departemen memisahkan data dan mengelola dokumen dalam batas yang jelas, menciptakan fondasi yang dapat diperluas untuk Offer to Lease, faktur, dan skenario penggunaan stempel di masa depan.