Comment passer de DocuSign : Liste de contrôle de migration d'entreprise

Un passage à une plateforme est une migration de flux de travail

Passer de DocuSign à une autre plateforme d'e-signature n'est pas simplement une exportation de fichiers. Les équipes d'entreprise doivent tenir compte des modèles, des règles d'approbation, des systèmes connectés, des accords actifs, des notifications aux signataires, des dossiers de preuves, de la formation et du support post-cutover. Pour APAC et les équipes internationales, la migration doit également refléter les exigences spécifiques aux marchés en matière d'accès, de langue, d'identité et de traitement des données.

Ce qui doit être cartographié avant le cutover

Modèles actifs, logique des champs, rôles des signataires, séquence d'approbation et versions linguistiques.

Utilisateurs, administrateurs, propriété des entités, contrôles d'accès et responsabilités de support.

Appels API, webhooks, parcours de signature intégrés et enregistrements en aval.

Accords terminés, historiques d'événements, preuves d'identité et obligations de conservation.

Lorsque la migration vaut l'évaluation

Expansion régionale

Une équipe peut avoir besoin d'un flux de travail de signature qui fonctionne de manière cohérente sur les marchés, entités, fuseaux horaires et préférences de notification de APAC.

Exigences en matière de gouvernance

Le service juridique, les achats, les ressources humaines ou les opérations pourraient nécessiter une propriété accrue des modèles, une séparation des rôles, des registres d'audit ou la récupération de preuves.

Changement d'intégration

Un nouveau CRM, HRIS, flux de travail des achats ou expérience produit intégrée pourrait exiger une architecture de signature mise à jour.

Révision commerciale

Un cycle de renouvellement ou d'achat est le bon moment pour comparer le périmètre d'exploitation actuel, et non pas uniquement le prix de l'abonnement.

Une liste de contrôle de migration DocuSign contrôlée

Inventorier l'actif actuel

Liste des modèles, des flux de travail actifs, des systèmes connectés, des utilisateurs, des rôles, de la propriété des entités, des langues, des types de documents et des dossiers conservés.

Définir le modèle opérationnel cible

Déterminer comment l'environnement nouveau doit gérer les espaces de travail, les administrateurs, les rôles, les modèles, les notifications, la récupération des preuves, la gestion des données et le support.

Piloter un flux de travail représentatif

Choisir une transaction transfrontalière ou à haut risque et tester la livraison des invitations, la signature, l'approbation, les rappels, l'exportation des preuves et la gestion des exceptions.

Séparer les flux de travail actifs des dossiers historiques

Déplacer d'abord ce qui assure le fonctionnement continu du nouveau business. Décider séparément de la conservation, de l'exportation ou de la référence des accords terminés et des preuves.

Planifier la formation et le basculement.

Préparer les guides pour l'expéditeur, l'administrateur et le support; définir les critères d'acceptation, la montée en escalade, le rollback et la vérification post-lancement.

Questions à poser à tout fournisseur de remplacement.

Support pour la migration.

Quelles aides sont disponibles pour la reconstruction de modèles, la conception des flux de travail, les tests d'implémentation et le soutien au lancement ?

Preuves et archives.

Quels fichiers terminés, historique des événements et documents d'appui peuvent être exportés ou récupérés, et sous quelles contrôles d'accès ?

Chemin d'intégration

Comment sont régis les API, webhook, les sessions embarquées, les tests en environnement de préproduction et les informations d'identification de production ?

Lancement régional

Quelles hypothèses en matière de langue, de notification, d'identité et de support doivent être validées pour chaque marché ?

Questions posées par les acheteurs

Ne pas supposer une migration automatique. Traitez les modèles, les flux de travail actifs, les intégrations et les preuves terminées comme des flux de travail distincts et confirmez les options disponibles avant la publication ou le lancement.

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