Cách chuyển đổi từ DocuSign: Danh sách kiểm tra di chuyển doanh nghiệp

Việc chuyển đổi nền tảng là việc di chuyển quy trình

Việc chuyển đổi từ DocuSign sang một nền tảng e-signature khác không chỉ là việc xuất file. Các đội ngũ doanh nghiệp phải tính đến các mẫu, quy tắc phê duyệt, hệ thống liên kết, hợp đồng hoạt động, thông báo cho người ký, hồ sơ chứng cứ, đào tạo và hỗ trợ sau khi chuyển đổi. Đối với APAC và các đội ngũ quốc tế, việc di chuyển cũng cần phản ánh các yêu cầu về quyền truy cập, ngôn ngữ, danh tính và xử lý dữ liệu đặc thù của thị trường.

Những điều cần ánh xạ trước khi chuyển đổi

Các mẫu hoạt động, logic trường, vai trò người ký, trình tự phê duyệt và phiên bản ngôn ngữ.

Người dùng, quản trị viên, quyền sở hữu thực thể, kiểm soát truy cập và trách nhiệm hỗ trợ.

Các cuộc gọi API, webhook, hành trình ký số tích hợp và hồ sơ ghi chép sau.

Các hợp đồng hoàn thành, lịch sử sự kiện, chứng cứ danh tính và nghĩa vụ lưu trữ.

Khi việc di chuyển đáng để đánh giá

Phát triển khu vực

Một đội ngũ có thể cần một quy trình ký số hoạt động nhất quán trên các thị trường, thực thể, múi giờ và tùy chọn thông báo của APAC.

Yêu cầu quản trị

Pháp lý, mua sắm, nhân sự hoặc hoạt động có thể cần quyền sở hữu mẫu mạnh hơn, phân biệt vai trò, hồ sơ kiểm tra hoặc thu thập bằng chứng.

Thay đổi tích hợp

CRM, HRIS mới, quy trình mua sắm hoặc trải nghiệm sản phẩm tích hợp có thể yêu cầu kiến trúc ký kết cập nhật.

Đánh giá thương mại

Giai đoạn tái tục hoặc mua sắm là thời điểm thích hợp để so sánh phạm vi hoạt động hiện tại, không chỉ giá thuê bao.

Danh sách kiểm tra di chuyển DocuSign được kiểm soát

Tally hiện trạng tài sản

Danh sách các mẫu, quy trình làm việc hoạt động, hệ thống liên kết, người dùng, vai trò, quyền sở hữu thực thể, ngôn ngữ, loại tài liệu và hồ sơ được lưu trữ.

Định nghĩa mô hình hoạt động mục tiêu

Quyết định cách môi trường mới nên xử lý không gian làm việc, quản trị viên, vai trò, mẫu, thông báo, thu thập bằng chứng, xử lý dữ liệu và hỗ trợ.

Triển khai quy trình làm việc đại diện

Chọn một giao dịch biên giới hoặc có rủi ro cao để kiểm tra việc gửi mời, ký kết, phê duyệt, gọi lại, xuất bằng chứng và xử lý ngoại lệ.

Tách các quy trình làm việc hoạt động khỏi các hồ sơ lịch sử

Chuyển những yếu tố duy trì hoạt động kinh doanh mới đầu tiên. Quyết định riêng cách lưu trữ, xuất khẩu hoặc tham chiếu các hợp đồng hoàn thành và bằng chứng.

Lập kế hoạch đào tạo và chuyển đổi.

Chuẩn bị hướng dẫn cho người gửi, quản trị viên và hỗ trợ; xác định tiêu chuẩn chấp nhận, xử lý khiếu nại, hoàn trả và kiểm tra sau phát hành.

Các câu hỏi cần hỏi bất kỳ nhà cung cấp thay thế nào.

Hỗ trợ di chuyển.

Các loại hỗ trợ nào có sẵn cho việc xây dựng lại mẫu, thiết kế quy trình làm việc, kiểm tra thực hiện và hỗ trợ phát hành?

Chứng cứ và lưu trữ.

Các tệp hoàn thành, lịch sử sự kiện và hồ sơ hỗ trợ nào có thể xuất hoặc khôi phục, và dưới các kiểm soát truy cập nào?

Đường tích hợp

API, webhook, phiên làm việc gắn vào, kiểm tra thử nghiệm khu vực thử nghiệm và thông tin đăng nhập sản xuất được quản lý như thế nào?

Cuộc triển khai khu vực

Các giả định về ngôn ngữ, thông báo, nhận diện và hỗ trợ cần được xác thực cho mỗi thị trường?

Các câu hỏi mà người mua hỏi

Đừng giả định việc di chuyển tự động. Xử lý các mẫu, quy trình hoạt động, tích hợp và bằng chứng hoàn thành như các luồng công việc riêng biệt và xác nhận các tùy chọn có sẵn trước khi công bố hoặc triển khai.

Đội ngũ thảo luận cách tiếp cận chữ ký điện tử phù hợp cho doanh nghiệp

Khám phá cách tiếp cận chữ ký điện tử phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Trao đổi với đội ngũ của chúng tôi về yêu cầu chữ ký điện tử, các cân nhắc tuân thủ và quy trình tài liệu tại những thị trường mục tiêu của bạn.

Liên hệ chúng tôi

Đọc tiếp

Hướng dẫn mua hàng