Lexus réduit la signature des NDA à 2 heures

Présentation de l’entreprise

Lexus (Shanghai) New Energy Co., Ltd. a été fondée en février 2025 et appartient entièrement à Toyota. L’entreprise se concentre sur la planification produit, le développement et la fabrication de véhicules, composants, batteries et activités liées aux nouvelles énergies.

Alors que l’entreprise construit une collaboration locale de R&D et de production en Chine, elle doit gérer les accords de confidentialité, documents RH, fichiers d’ingénierie et documents partenaires avec un contrôle strict des processus.

Défis métier

Le processus de signature précédent reposait fortement sur la circulation papier et l’envoi par coursier. Pour les NDA et les documents de collaboration d’ingénierie, cela créait plusieurs goulots d’étranglement :

• La signature des NDA pouvait prendre plus de 10 jours en raison de l’impression, de l’envoi et du suivi.
• Les documents d’ingénierie nécessitaient une circulation sécurisée avec des fournisseurs et partenaires externes.
• Les documents RH et administratifs créaient une charge répétitive de traitement manuel.
• L’utilisation des cachets, l’identité des signataires et les registres d’archivage documentaire nécessitaient un contrôle plus clair.

Pour une activité de véhicules à énergies nouvelles, une signature lente des documents peut retarder la collaboration fournisseurs, l’intégration de projets et l’exécution interne.

Solution et résultats

Lexus a introduit le workflow de signature électronique d’eSign.AI avec authentification unique, gestion des modèles, flux d’approbation, authentification du nom réel et de l’entreprise des fournisseurs, signature en ligne, contrôle des cachets numériques et archivage automatique.

Les utilisateurs métier peuvent initier en ligne les NDA et documents d’ingénierie, terminer les approbations, inviter fournisseurs ou partenaires externes à s’authentifier et signer, puis archiver automatiquement les fichiers finalisés. Les permissions de cachet numérique et les enregistrements de signature aident à renforcer la gouvernance dans les scénarios juridiques, d’ingénierie, RH et administratifs.

Impact de l’application

Lexus a réduit la signature des NDA de 10 jours à moins de 2 heures. Les cycles de collaboration d’ingénierie ont été réduits de 40%, et la charge RH et administrative de 70%.

La solution aide Lexus à accélérer la collaboration avec les fournisseurs et les équipes internes tout en renforçant la gestion des cachets, la vérification des signataires et la traçabilité documentaire.