Qingyunduan digitalise la signature du travail flexible

Présentation de l’entreprise

Qingyunduan Information Technology est une entreprise de services aux entreprises dédiée aux scénarios de travail flexible et aux services financiers et fiscaux. Elle s’appuie sur des produits internet standardisés pour aider les entreprises à gérer les difficultés de processus liées à l’emploi, au règlement et à l’administration fiscale.

Qingyunduan fournit des solutions de travail flexible aux entreprises et sert des clients comme Autohome, ByteDance, Bilibili, Ele.me et Kimi. Dans ces opérations, les entreprises doivent traiter des documents fréquents, notamment la vérification et la signature de freelances ou bénéficiaires, les relevés de règlement de marchands ou d’entreprises, et les accords de coopération.

Défis métier

1. Des signataires freelances dispersés rendaient le contact manuel coûteux

Dans les scénarios de travail flexible, les signataires sont souvent des freelances, créateurs ou bénéficiaires. Ils sont nombreux, dispersés et pas toujours présents dans les systèmes internes. Si les tâches de signature reposent sur des notifications manuelles, des envois hors ligne ou des pièces jointes, les RH doivent suivre le statut en continu.

2. Les relevés de règlement et accords nécessitaient une boucle en ligne

Ces documents concernent la confirmation d’identité, la base de règlement et les limites de coopération. Si le processus est dispersé entre plusieurs outils ou fichiers hors ligne, les recherches, rapprochements et audits ultérieurs deviennent plus complexes.

3. L’identité des signataires externes et la confirmation documentaire devaient être vérifiées

Après réception d’une tâche, les freelances ou créateurs doivent accéder au document en sécurité et signer après l’avoir examiné. Sans vérification de base, les liens transférés par erreur, les actions non autorisées ou les confirmations insuffisantes peuvent affecter la fiabilité du résultat.

Solution et résultats

1. Lancer les tâches depuis le backend de gestion des contrats

Qingyunduan lance les tâches depuis le backend de gestion des contrats et intègre les documents de vérification, relevés de règlement et accords de coopération dans un workflow de signature en ligne. Les utilisateurs métier disposent d’un point d’entrée unifié, réduisant la circulation hors ligne et les registres manuels.

2. Atteindre les freelances et créateurs par e-mail

Les freelances ou créateurs reçoivent les tâches de signature par e-mail. Les notifications leur donnent un accès rapide au point de signature, sans dépendre de documents papier ni de rappels manuels répétés.

3. Finaliser la signature après vérification par code

Les signataires externes entrent dans le workflow par vérification avec code et signent en ligne après examen du document. Cela fournit un contrôle d’identité de base et réduit les risques de mauvaise signature, d’usurpation ou de fuite de lien.

Impact de l’application

Qingyunduan a mis en ligne la vérification et la signature des freelances ou bénéficiaires, les relevés de règlement et les accords de coopération, réduisant les coûts liés au papier, aux notifications manuelles et à la confirmation de statut.

Le backend contractuel, les notifications e-mail et la vérification par code rendent la signature des personnes externes plus claire et plus stable, tout en créant des enregistrements traçables pour le règlement, la gestion fiscale et les relations de coopération.