Firma aziendale e-Qianbao

Prima di utilizzare le funzionalità descritte in questo manuale utente, è necessario comprendere l’ambito di applicazione della funzione del sigillo elettronico aziendale:

• Il sigillo elettronico aziendale è adatto per scenari di firma in cui è necessario apporre il sigillo elettronico da parte dell’entità aziendale nel contratto.

• L’iniziatore può impostare la controparte come firmatario aziendale durante l’invio della busta e aggiungere un’area di firma con il sigillo aziendale.

• Il responsabile della controparte aziendale deve completare le autorizzazioni necessarie prima di poter selezionare e inviare il sigillo aziendale.

• Se il sigillo selezionato richiede un’approvazione, il contratto verrà firmato definitivamente solo dopo l’approvazione della richiesta di utilizzo del sigillo.

Installazione del plugin

1. Installare il plugin e-Qianbao (Sigillo Aziendale) dal centro plugin.

Configurazione del firmatario aziendale

1. L’iniziatore accede alla pagina di invio della busta, carica il file del contratto ed entra nella pagina di aggiunta delle controparti.

2. Nella scheda della controparte, trovare 【e-Seal Option】.

![image.png](https://alidocs.oss-cn-zhangjiakou.aliyuncs.com/res/8K4nyeZJZ0DjznLb/img/85a8df24-5996-48cf-9dd6-874c32cc4338.png)

3. Impostare 【e-Seal Option】 su 【use e-seal】.

4. Inserire il nome dell’azienda. Compilarlo secondo l’effettiva azienda firmataria per evitare blocchi della firma dovuti a errori nel nome.

5. Accedere alla pagina delle impostazioni del documento e aggiungere un’area di firma per il firmatario aziendale.

![image.png](https://alidocs.oss-cn-zhangjiakou.aliyuncs.com/res/8K4nyeZJZ0DjznLb/img/ddf433e9-9962-4740-afc2-93837e1de408.png)

6. Dopo aver confermato che le impostazioni della controparte e dell’area di firma sono corrette, inviare la busta.

Utilizzo del sigillo elettronico aziendale per la firma

1. Il responsabile del firmatario aziendale apre il link di firma e accede alla pagina di firma.

2. Fare clic sull’area di firma 【e-seal】 nella pagina.

3. Completare l’autorizzazione seguendo le indicazioni a schermo. Se l’autorizzazione richiesta è già stata completata, il sistema mostrerà direttamente l’elenco dei sigilli disponibili; in caso contrario, il sistema guiderà il processo di autorizzazione aziendale o personale.

4. Nell'elenco dei sigilli, selezionare quello aziendale da utilizzare.

I sigilli possono essere suddivisi in due categorie:

*   Sigilli utilizzabili direttamente: dopo la selezione, è possibile procedere con l'invio.
    
*   Sigilli soggetti ad approvazione: dopo l'invio, è necessario attendere l'approvazione della richiesta di utilizzo del sigillo.

5. Fare clic su 【Invia】 e completare una conferma di intento.

In fase di approvazione, attendere che l’approvatore gestisca la richiesta. Una volta approvata, il sistema completerà automaticamente le fasi successive della firma, senza necessità di un nuovo invio manuale da parte tua.

Visualizzazione dello stato di approvazione e firma

1. Dopo aver inviato il timbro aziendale, è possibile verificare lo stato corrente nella timeline della pagina di firma.

2. Gli stati comuni includono:

   • In approvazione: Il timbro è stato inviato ed è in attesa di approvazione per l’uso del timbro.

   • In firma: La parte firmataria deve ancora procedere con la gestione, oppure si attende un nuovo invio dopo un rifiuto dell’approvazione.

   • Firma completata: Tutte le azioni di firma necessarie sono state eseguite.

3. Durante l’approvazione, l’area di firma pertinente verrà bloccata e non sarà possibile fare clic ripetutamente su Invia.

4. Durante l’approvazione, l’operazione 【Trasferisci】 potrebbe non essere disponibile. Attendere la conclusione dell’approvazione prima di procedere con le azioni successive.

Nuovo invio dopo il rifiuto dell’approvazione

1. Se uno qualsiasi dei timbri aziendali viene rifiutato, il sistema notificherà il responsabile dell’operazione.

   La notifica può essere inviata tramite messaggio interno, email, SMS, Lark o WhatsApp, a seconda del metodo di associazione del tuo account.

2. Tornando alla pagina di firma, i timbri aziendali già inviati torneranno ad aree di firma vuote.

   Nota:

   • Se anche solo un timbro viene rifiutato in questa spedizione, tutti i timbri aziendali inviati dovranno essere selezionati nuovamente e sottoposti a invio.

   • Non è necessario contattare il mittente per far inviare nuovamente il fascicolo; il responsabile può continuare a gestire la procedura direttamente nella pagina di firma corrente.

3. Completa nuovamente l’invio seguendo le indicazioni a schermo.

Se il nuovo invio include timbri utilizzabili direttamente, potrebbe essere necessario completare nuovamente la conferma di intenzione; se invece contengono solo timbri soggetti ad approvazione, continua ad attendere l’esito.

Gestione dell’approvazione per l’uso del timbro da parte dell’approvatore

1. L’approvatore riceverà un compito di approvazione per l’uso del timbro sulla pagina di approvazione di e签宝.

2. Aperta la richiesta di approvazione, sarà possibile visualizzare il contenuto del contratto in attesa di firma nella pagina di approvazione.

3. Dopo aver confermato il contenuto del contratto e le informazioni relative all’uso del timbro, procedi con l’approvazione o il rifiuto seguendo le istruzioni della pagina di approvazione di e签宝.

   Suggerimento:

   • Una volta approvata, il responsabile non dovrà eseguire ulteriori operazioni; il sistema completerà automaticamente la firma.

   • In caso di rifiuto, il responsabile riceverà una notifica e potrà effettuare un nuovo invio dalla pagina di firma.

Note importanti

1. Se durante l’avvio selezioni 【use e-seal】, assicurati di inserire il nome corretto dell’azienda, altrimenti il fascicolo potrebbe non riuscire a essere inviato.

2. La parte firmataria aziendale può utilizzare esclusivamente le aree di firma relative al timbro aziendale e non può contemporaneamente utilizzare firme personali.

3. Se dopo l’invio viene visualizzato 【In approvazione】, significa che è necessario attendere la gestione da parte dell’approvatore; non avviare nuovamente né inviare ripetutamente.

4. Se il fascicolo viene ritirato, scaduto o rifiutato da un’altra parte firmataria, anche la procedura di firma del timbro aziendale corrente terminerà in base allo stato del fascicolo.

5. In caso di rifiuto dell’approvazione o di superamento del tempo limite, il responsabile dovrà reinviare il timbro aziendale dalla pagina di firma.