Ký kết hợp đồng tuân thủ tại Canada và Trung Quốc, Canada Goose kết nối quy trình mua sắm và nhân sự

Giới thiệu công ty

Thành lập năm 1957, Canada Goose là thương hiệu Canada cao cấp về áo khoác hiệu năng và trang phục, với sản phẩm bao gồm áo khoác mùa đông, áo lông vũ nhẹ, giày dép và trang phục bốn mùa. Thông tin công khai cho thấy Canada Goose bắt đầu từ outerwear hiệu năng cao và dần mở rộng thành danh mục bán lẻ cao cấp và sản phẩm phong cách sống rộng hơn.

Trong hoạt động đa quốc gia, Canada Goose cần hỗ trợ yêu cầu ký hợp đồng cho cả trụ sở Canada và hoạt động kinh doanh tại Trung Quốc. Tài liệu nguồn cho thấy các use case eSignature bao gồm thỏa thuận mua sắm và hợp đồng lao động HR, nhấn mạnh chữ ký tuân thủ, theo dõi tài liệu và nhật ký kiểm toán trong môi trường pháp lý của Canada và Trung Quốc.

Thách thức kinh doanh

1. Hợp đồng mua sắm và lao động tại Canada và Trung Quốc cần ký trực tuyến thống nhất

Các kịch bản ký của Canada Goose bao phủ cả trụ sở Canada và hoạt động tại Trung Quốc, bao gồm thỏa thuận mua sắm và hợp đồng lao động HR. Các đội ngũ ở hai khu vực phối hợp qua hệ thống kinh doanh, nhịp làm việc và môi trường pháp lý khác nhau. Nếu dựa vào giấy tờ hoặc tệp đính kèm email, tiến độ ký dễ bị chậm bởi khoảng cách địa lý và chi phí giao tiếp.

Thỏa thuận mua sắm gắn với hợp tác nhà cung cấp và hiệu quả thương mại, trong khi hợp đồng lao động gắn với onboarding nhân viên và quản trị nhân sự. Cả hai loại tài liệu đều cần quy trình ký trực tuyến ổn định hơn để giảm theo dõi thủ công và áp lực quản lý phiên bản tài liệu.

2. Hệ thống danh tính nội bộ và quyền truy cập ký cần kết nối an toàn

Tài liệu nguồn cho thấy Canada Goose cần tích hợp Microsoft Entra SSO, cho phép người dùng nội bộ truy cập dịch vụ ký qua một điểm vào danh tính thống nhất. Với doanh nghiệp đa quốc gia, nếu nền tảng ký tách rời hệ thống tài khoản doanh nghiệp, đội IT phải tốn thêm công sức để quản lý quyền tài khoản, bảo mật truy cập và thay đổi nhân sự.

Trải nghiệm đăng nhập phân mảnh cũng ảnh hưởng đến người dùng nghiệp vụ. Nếu đội mua sắm và HR phải đăng nhập nhiều lần và chuyển đổi giữa nhiều hệ thống, nỗ lực khởi tạo ký tăng lên và việc áp dụng quy mô lớn trở nên khó hơn.

3. Theo dõi hợp đồng và nhật ký kiểm toán cần đáp ứng yêu cầu tuân thủ tại Canada và Trung Quốc

Thỏa thuận mua sắm và hợp đồng lao động của Canada Goose đều yêu cầu hồ sơ quy trình ký rõ ràng. Khi sử dụng tại Canada và Trung Quốc, công ty không chỉ cần xác nhận tài liệu đã được ký, mà còn phải theo dõi các bước chính như khởi tạo, thông báo, ký và lưu trữ.

Nếu hồ sơ ký, trạng thái tài liệu và nhật ký kiểm toán rải rác trong email hoặc tệp cục bộ, việc tìm kiếm sau này, kiểm toán nội bộ và xử lý tranh chấp sẽ phức tạp hơn. Trong bối cảnh tuân thủ xuyên biên giới, khả năng thích ứng pháp lý và truy xuất quy trình của eSignature đặc biệt quan trọng.

Giải pháp & Kết quả

1. Dùng ký trực tuyến để bao phủ thỏa thuận mua sắm và hợp đồng lao động

eSign đã hỗ trợ Canada Goose sử dụng eSign.AI để hoàn tất ký hợp đồng trong các kịch bản tại trụ sở Canada và hoạt động Trung Quốc. Thỏa thuận mua sắm và hợp đồng lao động HR có thể được khởi tạo online, gửi đến người ký liên quan và chuyển sang lưu trữ sau khi ký xong.

Với năng lực ký trực tuyến, đội mua sắm và HR có thể xử lý nhiều loại tài liệu qua một workflow thống nhất, giảm luân chuyển giấy tờ và trao đổi email qua lại, đồng thời giúp hợp tác giữa Canada và Trung Quốc trôi chảy hơn.

2. Kết nối Entra SSO và Workday qua Open API

Giải pháp sử dụng mô hình SaaS + Open API và hỗ trợ tích hợp Microsoft Entra SSO, giúp người dùng nội bộ truy cập ứng dụng ký thông qua hệ thống danh tính thống nhất của công ty. Ở giai đoạn hai, giải pháp sẽ tiếp tục tích hợp Workday, đưa việc ký tài liệu HR gần hơn với quy trình nhân sự chính.

Thông qua tích hợp hệ thống, năng lực ký không còn là công cụ độc lập mà trở thành một phần của quản lý danh tính doanh nghiệp và luồng hệ thống HR. Đội IT có thể quản lý bảo mật truy cập tốt hơn, còn đội nghiệp vụ giảm chuyển đổi hệ thống và thao tác lặp lại.

3. Dùng chữ ký tuân thủ và nhật ký kiểm toán để hỗ trợ quản trị đa quốc gia

Đối với nhu cầu ký trong môi trường pháp lý Canada và Trung Quốc, giải pháp cung cấp năng lực eSignature với nền tảng sẵn sàng tuân thủ, đồng thời giữ lại theo dõi tài liệu và nhật ký kiểm toán. Các hành động chính từ khởi tạo, thông báo đến ký và lưu trữ đều có thể được ghi lại.

Điều này giúp Canada Goose cải thiện hiệu suất ký trong quản lý thỏa thuận mua sắm và hợp đồng lao động, đồng thời xây dựng bằng chứng quy trình đầy đủ hơn cho tìm kiếm, kiểm toán và xử lý tranh chấp trong tương lai.

Tác động ứng dụng

Canada Goose đã đưa quy trình ký thỏa thuận mua sắm và hợp đồng lao động HR giữa trụ sở Canada và hoạt động Trung Quốc lên trực tuyến, giảm luân chuyển tài liệu xuyên khu vực và chi phí theo dõi thủ công.

Tích hợp Microsoft Entra SSO và Open API đưa quyền truy cập ký gần hơn với hệ thống danh tính nội bộ của công ty, trong khi tích hợp Workday dự kiến ở giai đoạn hai tạo thêm không gian tự động hóa ký tài liệu HR.

Chữ ký điện tử tuân thủ, theo dõi tài liệu và nhật ký kiểm toán cùng hỗ trợ quản lý hợp đồng giữa Canada và Trung Quốc, giúp việc ký tài liệu mua sắm và HR dễ kiểm soát, dễ tìm kiếm và có thể truy xuất hơn.