Decreto 337 del Vietnam: Regole sui Contratti di Lavoro Elettronici

Le normative vietnamite incoraggiano i contratti elettronici ma non obblighiamo la cancellazione dei contratti su carta. Le aziende possono digitalizzare gradualmente — elettronici e cartacei possono coesistere durante il periodo di transizione.

La combinazione di firme digitali, timestamp fidati, certificazione del fornitore e ID contratto unico NELCP rafforza significativamente il valore probatorio dei contratti elettronici in controversie lavorative. Questo è un vantaggio pratico, non solo un onere normativo.

Per le aziende estere, ottenere certificati digitali CA conformi al Vietnam è la principale sfida operativa. Collaborare con un fornitore che ha stabilito合作关系 con istituzioni CA vietnamite (come VNPT-CA) può ridurre significativamente la frizione dell'implementazione.

Il Decreto 13/2023 (PDPD) regola come vengono memorizzati e trasferiti i dati personali dei dipendenti. Se la tua piattaforma di firma memorizza dati al di fuori del Vietnam, verifica di aver ottenuto il consenso necessario e che il flusso di dati soddisfi i requisiti di trasferimento transfrontaliero del PDPD.

I datori di lavoro devono utilizzare una piattaforma di firma che si connette alla Piattaforma Nazionale di Contratti di Lavoro Elettronici. Non tutti i fornitori di firme elettroniche offrono l'integrazione con NELCP. Verifica che il tuo fornitore possa sincronizzare i dati dei contratti firmati con NELCP entro 24 ore dalla firma, come richiesto dall'articolo 8 del Decreto 337.

I contratti di lavoro basati su carta esistenti non devono essere firmati elettronicamente. Tuttavia, i nuovi contratti e le proroghe dopo luglio 2026 devono utilizzare formato elettronico. Pianifica la migrazione per le proroghe dei contratti per evitare un afflusso alla scadenza.

Il Decreto 337 richiede che l'identità del firmatario venga verificata. Utilizza una piattaforma di firma che supporta i metodi di verifica dell'identità vietnamiti: CCCD (carta d'identità con chip), eKYC tramite banche vietnamite, o identità digitale VNeID. L'SMS OTP non soddisfa lo standard.

I dipendenti devono dare il consenso alla firma elettronica. Fornisci un'alternativa basata su carta per i dipendenti che non possono o non desiderano firmare elettronicamente. Assicurati che l'interfaccia di firma sia disponibile in vietnamita e accessibile sui dispositivi mobili, poiché molti lavoratori utilizzano gli smartphone come dispositivo principale.

Quando un datore di lavoro firma un contratto di lavoro tramite eSign.AI, la piattaforma sincronizza automaticamente i dati del contratto con NELCP entro il termine di 24 ore specificato nell'articolo 8. Non è necessario un accesso separato al portale o il caricamento manuale — la ricevuta di presentazione a NELCP è conservata nel pacchetto di prove.

eSign.AI supporta i metodi di verifica dell'identità accettati in Vietnam: carte d'identità con chip CCCD, identità digitale VNeID e eKYC basato su banca. I datori di lavoro possono configurare il livello richiesto per ogni tipo di documento — i contratti di lavoro standard utilizzano la verifica dell'identità a livello AES tramite CCCD.

L'interfaccia di firma è disponibile in vietnamita. Il contenuto del contratto, i nomi dei firmatari e i dati di identità supportano completamente i diacritici vietnamiti e Unicode. La cronologia di audit e il pacchetto di prove sono generati sia in vietnamita che in inglese per i datori di lavoro transfrontalieri.

I datori di lavoro manifatturieri che assumono centinaia di lavoratori al mese possono utilizzare eSign.AI per invio in massa per consegnare i contratti di lavoro a tutti i nuovi assunti in una singola batch. Ogni lavoratore firma individualmente tramite CCCD o VNeID, e tutti i contratti vengono sincronizzati automaticamente con NELCP.