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Beschaffung und Versorgung: Unternehmen und Lieferanten können Qualitätsvereinbarungen, technische Spezifikationen und weitere Dokumente online erstellen und unterzeichnen. Nach Abschluss der Unterzeichnung werden sie automatisch archiviert und mit den Lieferantenakten verknüpft.
Herausforderungen der Kunden
In Beschaffung und Versorgung, Produktionsmanagement sowie Wareneingang und -ausgang entstehen gleichzeitig Lieferantenvereinbarungen, Produktionsaufträge, Qualitätsprüfberichte und Logistikdokumente. Wenn Lieferanten, Werke und Lager ihre Dokumente jeweils separat aufbewahren, können Versionsbestätigungen, Übergabeprotokolle und die Qualitätsrückverfolgung leicht voneinander entkoppelt werden. eSign.AI unterstützt die Online-Unterzeichnung und Weiterleitung dieser Dokumente, prüft die Identität der Unterzeichnenden per e-KYC und bewahrt Signaturnachweise sowie Archivierungsprotokolle auf. Dies erleichtert die standortübergreifende Zusammenarbeit, Audits und Qualitätsrückverfolgung.
Anwendungsszenarien
Elektronische Signaturen können für konkrete Dokumente in Beschaffung und Versorgung, Produktionsmanagement sowie Wareneingang und -ausgang verwendet werden. Lieferanten, autorisierte Mitarbeitende und Qualitätsprüfer können die jeweiligen Unterzeichnungen oder Bestätigungen online vornehmen.
Produktionsmanagement: Produktionsaufträge, Mitteilungen zu Prozessänderungen und weitere Dokumente werden von autorisierten Mitarbeitenden online genehmigt und nach der Bestätigung per elektronischer Signatur an die Produktionsterminals übermittelt.
Wareneingang und -ausgang: Qualitätsprüfer füllen Werksprüfberichte, Logistikvereinbarungen, Wareneingangs- und Warenausgangsbelege sowie weitere Dokumente online aus und signieren sie elektronisch. Nach der Archivierung werden die Dokumente mit der jeweiligen Produktcharge verknüpft.
Wichtige Funktionen
Individuell konfigurierbare Unterzeichnung
Konfigurieren Sie Unterzeichnungsaufgaben entsprechend den geschäftlichen Anforderungen. Unterstützt werden Stapelunterzeichnung, zeitgesteuerte und automatische Unterzeichnung sowie die Unterzeichnung an festgelegten Positionen, um die Prozessanforderungen verschiedener Unterzeichnungsszenarien und Dokumente abzudecken.
e-KYC-Identitätsprüfung
Die Anbindung an vertrauenswürdige Identitätsprüfungsdienste in mehreren Ländern unterstützt den Abgleich von Person und Ausweisdokument sowie die Authentifizierung durch Abgleich mit CA-Datenbanken. So können Sicherheit und Echtheit der Identität von Unterzeichnenden geprüft und die Risiken von Unterschriften durch unbefugte Dritte sowie von Verstößen gegen Geschäftsverträge reduziert werden.
Offene Dienste
API-Dienste und webhook-Benachrichtigungen ermöglichen die Integration in die Geschäftssysteme von Kunden. Dadurch lassen sich Dokumente in allen Prozessphasen erstellen, weiterleiten, unterzeichnen und archivieren, während ein durchgängiger Datenfluss gewährleistet bleibt.
Kundenbeispiele
大疆
Das Unternehmen nutzt die elektronischen Signaturdienste von eSign.AI für den externen Vertrieb und das interne Management, um globale Geschäftsdokumente zentral online zu verwalten.
广西柳工机械
Das Unternehmen setzt eSign.AI für die weltweite Online-Unterzeichnung von Vereinbarungen zu Benutzerdiensten, Datenschutz und weiteren Bereichen ein.
Häufige Fragen
Qualitätsvereinbarungen mit Lieferanten, technische Spezifikationen, Produktionsaufträge, Mitteilungen zu Prozessänderungen, Werksprüfberichte, Logistikvereinbarungen sowie Wareneingangs- und Warenausgangsbelege können in einen Online-Unterzeichnungsprozess aufgenommen werden. Auch Lieferantenvereinbarungen, Qualitätsprüfberichte, Inspektionsberichte für Anlagen, Qualifikationsnachweise von Lieferanten und Bestellungen lassen sich zentral verwalten.
