Singapore Electronic Signatures: ETA và Singpass

Nhiều công ty đa quốc gia đặt trụ sở khu vực APAC tại Singapore. Các hợp đồng ký kết tại Singapore thường được tôn trọng rộng rãi trong khu vực, nhưng đối tác tại Trung Quốc, Việt Nam hoặc Indonesia có thể vẫn yêu cầu chữ ký tuân thủ địa phương.

Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Singapore (PDPA) điều chỉnh dữ liệu cá nhân trong các quy trình ký kết. PDPA dựa trên nguyên tắc và không cụ thể bằng GDPR, nhưng yêu cầu sự đồng ý, giới hạn mục đích và các biện pháp bảo mật hợp lý.

Ngân hàng Trung ương Singapore (MAS) đã ban hành hướng dẫn về các giao dịch điện tử cho các tổ chức tài chính. Ngân hàng, bảo hiểm và trung gian thị trường vốn phải đáp ứng các yêu cầu bổ sung cho xác thực khách hàng và lưu trữ hồ sơ.

Singapore là thành viên của các thỏa thuận công nhận lẫn nhau dưới các khung công tác APEC và ASEAN. Mặc dù điều này thúc đẩy thương mại, nhưng nó không tự động làm cho QES của Singapore hợp lệ ở các khu vực khác - luật của quốc gia nhận sẽ áp dụng.

Phần 6 của ETA quy định rằng thông tin không được từ chối hiệu lực pháp lý, tính hợp lệ hoặc khả thi thi hành chỉ vì nó ở dạng điện tử. Đây là điều khoản cơ bản làm cho chữ ký điện tử hợp lệ tại Singapore.

Phần 17 quy định rằng yêu cầu chữ ký được đáp ứng nếu sử dụng phương pháp để xác định người và chỉ ra ý định của họ đối với thông tin. Điều này hỗ trợ SES — bất kỳ phương pháp điện tử đáng tin cậy nào đều đủ cho hầu hết các giao dịch.

Bảng số 3 của ETA định nghĩa các yêu cầu QES: chữ ký phải được liên kết độc đáo với người ký, có khả năng xác định người ký, được tạo bằng các phương tiện dưới sự kiểm soát duy nhất của người ký, và liên kết với dữ liệu một cách mà bất kỳ thay đổi sau này đều có thể phát hiện.

Quy định về các giao dịch điện tử quy định các tiêu chuẩn cho các cơ quan chứng thực. Các Cơ quan chứng thực được cấp phép bởi IMDA phải đáp ứng các yêu cầu về xác thực danh tính, tiêu chuẩn mật mã, quản lý chứng chỉ và nghĩa vụ kiểm toán.

Thông báo MAS 626 về AML/CFT yêu cầu các tổ chức tài chính xác thực danh tính khách hàng thông qua các phương tiện đáng tin cậy. Tích hợp Singpass/MyInfo thỏa mãn yêu cầu này cho khách hàng cá nhân. Đối với khách hàng doanh nghiệp, việc xác thực của người ký ủy quyền được mong đợi thông qua Corppass.

Bộ Lao động chấp nhận hợp đồng lao động điện tử. Tuy nhiên, các đơn xin visa làm việc và một số hồ sơ pháp lý nhất định yêu cầu định dạng cụ thể. Đội ngũ nhân sự nên sử dụng AES hoặc QES để đảm bảo tính hiệu lực trong tranh chấp hợp đồng lao động.

Giao dịch bất động sản yêu cầu chuyển nhượng thông qua luật sư có chứng nhận. Mặc dù các thỏa thuận sơ bộ có thể được ký điện tử, nhưng văn bản cuối cùng của việc chuyển nhượng phải đáp ứng các hình thức pháp lý cụ thể. Chữ ký điện tử đang được chấp nhận ngày càng nhiều cho các tài liệu quyền chọn mua.

API Singpass Connect cho phép các nền tảng ký kết xác thực người ký sử dụng các thông tin đăng nhập Singpass của họ. Hơn 4 triệu cư dân Singapore có tài khoản Singpass. Tích hợp yêu cầu được phê duyệt từ GovTech Singapore và tuân thủ các hướng dẫn tích hợp Singpass.

Sử dụng SES cho các tài liệu có rủi ro thấp (xác nhận chính sách, phê duyệt nội bộ). Sử dụng AES cho các hợp đồng thương mại tiêu chuẩn. Sử dụng QES cho các giao dịch có giá trị cao hoặc được quy định. Nền tảng ký kết nên tự động chuyển hướng đến cấp độ đúng đắn dựa trên loại tài liệu.

Đối với việc ký kết doanh nghiệp-công ty, Corppass (phiên bản doanh nghiệp của Singpass) cho phép xác thực cấp độ tổ chức. Người ký xác thực như là đại diện ủy quyền của công ty mình. Điều này cung cấp bằng chứng mạnh mẽ hơn về quyền lực doanh nghiệp so với việc ký cá nhân.

Tòa án Singapore đã công nhận chữ ký điện tử trong nhiều vụ án. ETA rõ ràng nêu rằng chữ ký điện tử là hợp lệ và có thể thi hành. Đối với các chữ ký QES, giả định hợp lệ của tòa án theo Điều 18 của ETA áp dụng — làm cho việc thi hành trở nên đơn giản.

Ngân hàng Dự trữ Singapore (MAS) chấp nhận chữ ký điện tử cho hầu hết các hồ sơ quy định. Ngân hàng và các tổ chức tài chính có thể gửi các tài liệu tuân thủ điện tử bằng QES. Ghi chú hướng dẫn của MAS cụ thể đề cập đến ETA như là cơ sở pháp lý cho các đề xuất điện tử. Đối với các giao dịch thị trường vốn, có thể áp dụng các yêu cầu bổ sung của MAS song song với ETA.

Khi người ký ở Singapore nhận được phong bì eSign.AI, họ có thể xác thực qua Singpass thay vì mã OTP email. Người ký chạm vào nút Singpass, đăng nhập qua ứng dụng Singpass (Face ID, vân tay hoặc mật khẩu) và quay lại tài liệu đã ký. Hơn 4 triệu người dùng Singpass có thể ký mà không cần tạo tài khoản mới hoặc nhớ mật khẩu mới.

Đối với các hợp đồng B2B, eSign.AI sử dụng Corppass để xác thực rằng người ký là đại diện được ủy quyền của công ty của họ. Tích hợp Corppass thu thập mã UEN của công ty và phạm vi ủy quyền của người ký — cung cấp bằng chứng mạnh mẽ hơn về quyền lực doanh nghiệp so với việc ký cá nhân.

eSign.AI hợp tác với Netrust (CA được IMDA cấp phép) để cung cấp QES cho các giao dịch ở Singapore yêu cầu chữ ký hợp lệ. Người ký thực hiện đăng ký một lần với Netrust; các chữ ký QES tiếp theo được áp dụng tự động trong luồng eSign.AI — không cần thăm trang web CA riêng biệt.

Đối với các tài liệu dịch vụ tài chính chịu sự hướng dẫn của MAS, eSign.AI thu thập các trường thông tin tuân thủ bổ sung (danh tính cố vấn, xác nhận công bố sản phẩm) làm phần của quy trình ký. Gói bằng chứng bao gồm dữ liệu xác thực Singpass/Corppass, chuỗi chứng chỉ QES và xác nhận tuân thủ — đáp ứng kỳ vọng kiểm tra MAS.